Relacje z mediami wydają się skutecznym i prostym sposobem na zwrócenie uwagi otoczenia oraz budowanie wizerunku firmy. To prawda, ale tylko wtedy, gdy znamy i stosujemy zasady, na których możemy oprzeć relacje z dziennikarzami. Chociaż media ewoluują w ekspresowym tempie, to pewne standardy działania pozostają niezmienne. Jakie reguły rządzą światem mass mediów? Które praktyki stosować w relacjach z dziennikarzami, a czego należy się wystrzegać? Jak sprawić, aby dialog był satysfakcjonujący dla obu stron?
Zaprenumeruj newsletterO tym będzie mowa podczas kolejnej edycji Kongresu Profesjonalistów Public Relations, która odbędzie się w dniach 24-25 kwietnia 2015 roku w Rzeszowie. Już teraz jednak prezentujemy krótki przewodnik dla wszystkich piarowców. Organizatorami Kongresu są firmy Newsline Sp. z o.o., Ideo Sp. z o.o. oraz Uniwersytet Wrocławski.
Zanim przeczytacie poniższe reguły zapraszamy na stronę Kongresu, gdzie dowiecie się prawie wszystkiego o kolejnym wydarzeniu, które odbędzie się już za kilka miesięcy w Rzeszowie: www.kongresprofesjonalistow.pl. Podczas Kongresu bardzo dużo uwagi poświęcimy budowaniu skutecznych i etycznych relacji z mediami. To trudny obszar pracy osób zatrudnionych w branży PR, dlatego warto podnosić wiedzę i szkolić się w tym zakresie – dr Dariusz Tworzydło, Exacto sp. z o.o., organizator Kongresu.
Interesuj się branżą
W każdej redakcji (telewizyjnej, radiowej, prasowej czy internetowej) istnieją działy zajmujące się ściśle określoną tematyką. Wynika to m.in. z faktu, że jeden dziennikarz zajmuje się relacjonowaniem wydarzeń, drugi dzięki swojej dociekliwości tworzy wciągające materiały interwencyjne, z kolei trzeci z łatwością przeprowadza wywiady. Każdy z nich jest specjalistą w swojej dziedzinie. Jeśli obsługujesz klienta z branży finansowej powinieneś wiedzieć, co aktualnie dzieje się w gospodarce oraz jak inwestuje się na giełdzie. Przeglądaj prasę, czytaj portale i uważnie obserwuj zachodzące zmiany – dzięki temu będziesz mógł zaproponować ciekawy, a przede wszystkim newsowy temat.
Aktualny temat
Skup się na myśleniu kategoriami odbiorcy danego medium i odpowiedz sobie na pytanie: jakie artykuły będą dla niego interesujące? Samo przedstawienie zagadnienia nie wystarczy. Dlatego pamiętaj, aby opracowany materiał dostarczał czytelnikowi nie tylko informacji, ale również wiedzę na temat rozwiązania poruszanego problemu. I najważniejsze, zarówno dziennikarze, jak i odbiorcy poszukują w artykule namiastki newsa. Twórz unikalne teksty i dostarczaj tylko aktualnych informacji.
Teza, czyli wiem, co chcę przekazać
Zanim stworzysz tekst musisz wiedzieć, co chcesz napisać. Czytelnik nie potrzebuje znać tezy, ale dla Ciebie będzie ona drogowskazem i mapą, dzięki której artykuł zawsze będzie na temat i nie rozpłynie się w pobocznych wątkach. Koncepcja materiału pozwoli Ci opracować tekst zgodny z przyjętymi założeniami.
Dziennikarski research
Jeśli masz już ciekawy temat i wiesz o czym chciałbyś napisać artykuł, kolejnym krokiem jest zdobycie potrzebnych informacji. Same wiadomości nie wystarczą. Wczuj się w rolę dziennikarza, znajdź ekspertów, którzy zabiorą głos w materiale. Informację uzupełnij wynikami badań, które uwiarygodnią prezentowaną tezę. Pamiętaj, że tylko aktualne dane dadzą rzeczywisty obraz sytuacji.
Trafny tytuł, na dobry początek
Tworzysz i wysyłasz kolejne informacje, a w mediach nadal cisza? Być może problem tkwi w tytule. Dziennikarze codziennie dostają po kilkadziesiąt maili, z których – po pobieżnej analizie – wybierają te nadające się ich zdaniem do przeczytania. Ze względu na notoryczny brak czasu często czytają jedynie…tytuł. To on musi zaciekawić i zaintrygować dziennikarza do zapoznania się z całością tekstu. Wbrew pozorom wymyślenie dobrego, chwytliwego nagłówka to nie łatwe zadanie, ale nie niemożliwe. Poświęć na to więcej czasu, wykreuj angażujący i zwięzły tytuł. Czasami dobrze sprawdzi się językowy żart, parafraza albo cytat. Wystrzegaj się od używania wykrzykników. Nie pisz całego tytułu kapitalikami.
LEAD to „Twoje 5 linijek”
Jeśli dziennikarz zdecyduję się otworzyć Twoją wiadomość, to zaraz po tytule przeczyta lead. Zasada jest prosta: albo informacja w nim zawarta go zainteresuje albo nie. Tutaj tkwi Twoje „być albo nie być”. Opisz kwintesencję problemu, zaskocz danymi sprzecznymi z utartą opinią, zasugeruj niebanalne rozwiązanie.
Podziel tekst
Nikt z nas nie lubi czytać długich, nudzących i bezcelowych tekstów. Informacja przesyłana do mediów musi być logiczna, dlatego postaraj się pogrupować swój materiał w akapity. Dziel je kreatywnymi, puentującymi śródtytułami. To zwiększy prawdopodobieństwo, że czytelnik przeczyta tekst do końca.
Zasada 5W i odwróconej piramidy
Brzmi banalnie, ale to absolutnie podstawowa i zawsze aktualna zasada. Zgodnie z nią najważniejsze informacje należy umieszczać na początku materiału. Przeczytanie kilku pierwszych linijek tekstu powinno umożliwić czytelnikowi znalezienie odpowiedzi na pytania: co się stało? kto brał w tym udział? dlaczego to się stało? kiedy? gdzie? co z tego wynika? Dzięki temu odbiorca już po przeczytaniu samego leadu może poznać najważniejsze fakty. Istotne jest, aby w dalszej części tekstu informacje stawały się coraz bardziej szczegółowe, aż wreszcie przyjdzie czas na wątki zupełnie poboczne. Prowadź czytelnika za rękę, krok po kroku objaśniaj problem, a na końcu zaprezentuj rozwiązanie.
Mniej znaczy więcej
Notatka prasowa nie powinna mieć więcej niż 2 strony, a waga całej wiadomości nie może przekraczać 1MB. Niektóre redakcje mają skrzynki zablokowane na wiadomości przekraczające ten „ciężar”. Dowodem tego są otrzymywane zwrotki. Jeśli możesz zdjęcia i pliki osadź na serwerze zewnętrznym, a w materiale zamieść linki.
Zatrudnij cenzora
Nie łudź się ani sekundę, że Twój tekst nie wymaga poprawek. Poproś o jego przeczytanie kilka osób i zachęć je do śmiałej krytyki. Czasami czytelnicy mają zupełnie inne wrażenia, niekoniecznie spójne z zamysłem autora. Skonfrontuj to i wyeliminuj błędy, których być może sam nie dostrzegasz.
Celuj trafnie
Informacja, którą zamierzasz przekazać, to sensacja w branży czy opis ciekawej inicjatywy? Chcesz, by znalazła się na pierwszej stronie tygodnika opinii, a może właściwsza będzie publikacja w lokalnej prasie? Rozważ, do kogo jest skierowana informacja i dzięki jakiemu medium uda Ci się dotrzeć do określonej grupy odbiorców. Dokładnie wybieraj media i dziennikarzy. Zaplanuj właściwą godzinę wysyłki, ponieważ każda z redakcji może mieć kolegium redaktorskie o różnych porach.
Dziennikarz = partner
Na koniec najważniejsze. Traktuj dziennikarza jak partnera. Zanim stworzysz i wyślesz tekst, a potem będziesz niecierpliwie czekać na efekty, skontaktuj się z dziennikarzem. Zapytaj jakie są jego oczekiwana i preferencje? Jakich informacji potrzebuje? W ten sposób budujesz relacje z dziennikarzami, którzy z czasem przekonają się, że traktujesz ich poważnie i odpowiedzialnie. To jest bezcenne!
