Prezentacje biznesowe – Prezi czy PowerPoint?

Choć obydwa programy są narzędziami, które teoretycznie służą temu samemu celowi, inne są zasady, na jakich funkcjonują. Oznacza to, że nie wystarczy nauczyć się obsługi jednego z nich, by potrafić przygotowywać prezentacje w obydwu. 

Power Point wciąż popularny

Szacuje się, że na świecie PowerPoint ma ponad 500 milionów użytkowników. Także w Polsce program ten jest niekwestionowanym liderem, co wynika stąd, że jest on elementem popularnego pakietu biurowego MS Office. 

Ponieważ przygotowywanie slajdów w tym programie przebiega podobnie, jak edytowanie dokumentów w Wordzie, większość użytkowników traktuje PowerPointa jako proste i wygodne rozwiązanie. W programie pracujemy nad pojedynczymi slajdami. Każdy z nich to oddzielny obrazek, do którego możemy dołączyć tekst, zdjęcia, animacje, a następnie zaprojektować efektowne przejścia między slajdami. 

To powoduje, że produkt Microsoftu dobrze się sprawdza w przypadku prezentacji o charakterze liniowym. Poza tym slajdy mogą zawierać aktywne linki, co jest zaletą, gdy prezentacja jest udostępniana odbiorcom. Prezentację w PowerPoincie można również wygodnie wydrukować. 

Prezentacja nie musi być liniowa

Nie zawsze jednak liniowość jest najważniejsza. Jeśli chcemy, by prezentacja wypadła oryginalnie i efektownie, a także wtedy, gdy pragniemy pokazać wzajemne zależności pomiędzy prezentowanymi elementami, znacznie lepiej sprawdzi się Prezi.   

Prezi opiera się na zupełnie innej filozofii niż PowerPoint. O ile w produkcie Microsoftu każdy slajd stanowi odrębną całość, o tyle w Prezi mamy do czynienia z jedną wielką planszą, na której rozgrywa się spektakl. Nie przechodzimy pomiędzy oddzielnymi obrazkami, ale oddalamy i przybliżamy poszczególne fragmenty prezentacji. Możemy przy tym wykorzystać rozmaite efekty, które ułatwią odbiorcom zrozumienie treści. 

Oto niektóre z wyróżników Prezi.

• Przedstawienie wszystkiego na jednej dużej powierzchni. Prezentacja jest jak jedna wielka mapa myśli. Idealnie nadaje się do przedstawienia procesów, schematów, skomplikowanych zależnosci. 
• Płynne „zoomowanie”. Każdy szczegół można przybliżyć i oddalić, co pozwala na zobrazowanie płynnych przejść od ogółu do szczegółu lub odwrotnie. 
• Płynne przejścia między slajdami, a właściwie między fragmentami jednego wielkiego slajdu. Dzięki nim odbiorca cały czas ma świadomość, w którym miejscu się znajduje – może widzieć otoczenie, kontekst omawianej kwestii. 
• Efekt paralaxy – czyli rodzaj tła 3D, które daje wrażenie przestrzenności, umożliwiając urozmaicenie przekazu. W tle można umieścić np. „bąbelki” z hasłami (sprawiające wrażenie trójwymiarowych), a następnie przeskakiwać pomiędzy nimi.  Zmiana sposobu kadrowania. Ta opcja pozwala wywołać wrażenie, jakby prezentacja była filmowana latającą kamerą, zmieniającą odległość od obiektu oraz kąt, pod jakim go pokazuje. Efekt ten można wykorzystać, aby zmienić sposób myślenia odbiorców na dany temat. Coś, co wydaje się czymś zupełnie innym, po zmianie sposobu kadrowania, pokazane jako element większej całości, zmienia swoje znaczenie. 

Prezentację wykonaną w Prezi można zapisać w formacie PDF, a ewentualny wydruk będzie przypominał infografikę. 

Wyróżnij się wyglądem

Zarówno PowerPoint jak i Prezi posiadają zestawy własnych szablonów, które można wykorzystać do prezentacji. Szablon określa wygląd slajdów, a także sposoby przejść między nimi. W związku z tym szata graficzna może mieć poważny wpływ na końcowe wrażenie, jakie wywoła dany pokaz. 

- Samodzielne stworzenie „jakiegoś” szablonu w Prezi jest proste, ale stworzenie naprawdę dobrego projektu to zadanie, które najlepiej zlecić kreatywnym grafikom – mówi Paweł Kuźma z Grupy AT3, która jako pierwsza firma w Polsce otrzymała certyfikat Prezi Expert. – Jeżeli projekt jest bardzo ważny, warto skorzystać z pomocy agencji, która przygotuje zarówno szablon, jak i całą prezentację. Jeżeli takie rozwiązanie byłoby w danej sytuacji zbyt kosztowne, polecam zakup gotowego, ale profesjonalnego szablonu – dodaje. 

Dobry szablon można kupić za ok. 5-15$. Tak niska cena spowodowana jest tym, że szablony sprzedawane są masowo. Teoretycznie więc może się zdarzyć, że np. podczas konferencji kilka firm przeprowadzi prezentację w oparciu o ten sam wzór. 

Istnieją także szablony bezpłatne, ale ich jakość jest najczęściej zbyt słaba, by mogły być używane  do profesjonalnych zastosowań biznesowych. 

Ile to kosztuje?

Prezentację Power Point najczęściej zapisuje się w formatach PPTX oraz PDF. Dostępna jest również opcja zapisania prezentacji jako film. Z odpowiednim dodatkiem (iSpring) – pokaz slajdów można zapisać również jako HTML5, CD oraz jako plik odpowiedni na urządzenia mobilne. Osoba, która nie ma pakietu Office, może otworzyć prezentację za pomocą bezpłatnego programu PowerPoint Viewer. Aby mieć pełną wersję PowerPointa, trzeba kupić pakiet MS Office lub dokonać oddzielnego zakupu za ok. 500 zł (opłata jednorazowa z licencją na jedno stanowisko).

Prezi również daje nam wiele możliwości. Najpopularniejszą formą jest bezpłatna wersja online, ale polecić można ją przede wszystkim początkującym użytkownikom, którzy chcieliby wstępnie poznać możliwości programu.

Jeśli Prezi ma być programem używanym w firmie, lepiej zdecydować się na wersję abonamentową, którą można zainstalować na komputerze. Popularna jest również wersja "Portable" – w której prezentacja zawiera od razu odtwarzacz.  Dzięki niej odbiorca nie musi mieć zainstalowanego programu ani dostępu do internetu, aby obejrzeć pokaz. Korzystanie z pełni funkcjonalnej wersji Prezi w firmie wiąże się z kosztem 159 dolarów rocznie (ok. 500 zł) za jedno stanowisko. 

Co więc wybrać?

- Jeśli prezentację musisz przygotować w krótkim terminie, a nie znasz jeszcze dobrze Prezi, lepiej pozostać przy PowerPoincie – podpowiada Paweł Kuźma z Grupy AT3. – Jeśli jednak jakość ma dla Ciebie większe znaczenie niż szybkość, zainteresuj się Prezi. Nauka tego programu potrwa dłużej, ale efekty mogą być niesamowite – zapewnia.