System Mnumi w Zakładzie Graficznym Uniwersytetu w Poznaniu

Zakład Graficzny to jednostka UAM, obsługująca zlecenia (książki, plakaty, ulotki, koperty, zaproszenia, broszury i szereg innych dokumentów) z uczelni liczącej sobie około 5000 pracowników, a także koła studentów, ale również – choć w niewielkim stopniu – także od klientów z zewnątrz. „Ponieważ zawsze zależało nam na tym, aby sprawnie obsługiwać zleceniodawców - mówi Adriana Machowiak,  kierownik Zakładu Graficznego UAM – okazało się, że w coraz większym natłoku pracy i zleceń potrzebujemy narzędzia, które nam to umożliwi. Rozpoczęliśmy poszukiwania systemu do zarządzania. Miał on przede wszystkim uporządkować produkcję w naszym dziale, a także umożliwić kontrolę bieżącą pracowników i etapów realizacji wszystkich zleceń”. 

„O systemie Mnumi – kontynuuje Adriana Machowiak - dowiedzieliśmy się na targach Poligrafia w 2013 roku i rozwiązanie to wówczas nas zainteresowało. Doceniliśmy nie tylko jego innowacyjność, ale także fakt, że jego twórcami są ludzie doskonale znający specyfikę produkcji poligraficznej, co znalazło odbicie w codziennym działaniu Mnumi. Poza tym, decydując się na wybór odpowiedniego rozwiązania, podpytywaliśmy innych drukarzy o opinie na jego temat i okazywało się, że są one bardzo pozytywne. Dlatego zdecydowaliśmy się wdrożyć system i jesteśmy z tego bardzo zadowoleni”. 

Wcześniej Zakład Graficzny UAM zmagał się z natłokiem pracy – kalkulacje, rozliczenia materiałów, odnajdywanie dokumentów w księgach i wiele innych prac wykonywano tu ręcznie, co zabierało bardzo dużo czasu. Należało więc albo w jakiś sposób usprawnić pracę, albo zatrudnić kolejną osobę, względnie nałożyć więcej obowiązków na osoby już pracujące w zakładzie, co w rezultacie nie byłoby wydajne. Tańszym jednak i bardziej efektywnym okazał się sprawny i innowacyjny system do zarządzania, jakim jest właśnie Mnumi. I choć nie wszystkie jego funkcjonalności są tu obecnie wykorzystywane (głównie pracuje się tu korzystając z Mnumi Panelu), to jednak jego bogate możliwości otwierają kolejne perspektywy udoskonalenia pracy całego działu. 

„Obecnie najważniejsza jest dla nas kontrola na każdym etapie produkcji, dotycząca danego zlecenia, a także wszystkich jego kosztów, jaką umożliwia nam Mnumi. Bardzo istotna jest też dla nas możliwość przeprowadzania w prosty i sprawny sposób kalkulacji. Dzięki wdrożeniu Mnumi unikamy obecnie wielu telefonów, co również zabierało nam czas, a także nieporozumień czy zwyczajnie - pośpiechu. Teraz wszystko - zarówno dla nas jak i naszych zleceniodawców - stało się jasne i przejrzyste. Możemy dzięki temu rozwiązaniu spokojniej pracować, a nasz dział stał się z pewnością bardziej wydajny”.

System przyniósł także korzyści klientom – pracownikom innych działów uczelni, a także jednostkom zewnętrznym. „Teraz na bieżąco zleceniodawcy są informowani o realizacji swojego zlecenia, otrzymują drogą mailową kalkulacje ich dotyczące oraz informacje o poszczególnych etapach produkcji. Dodatkowo w Mnumi archiwizowane są wszystkie dokumenty, więc ich odtworzenie jest teraz niezmiernie proste i zajmuje nam niewiele czasu. System można obsługiwać z dowolnego miejsca na świecie – wystarczy tylko połączenie z Internetem. To może nie najistotniejsza jego cecha w codziennej pracy, ale zdarzają się sytuacje, kiedy nie ma nas na miejscu, a coś trzeba skontrolować, dopilnować, przesłać. Z Mnumi jest to bardzo wygodne i proste” – mówi Adriana Machowiak.

Wdrożenie Mnumi to również konkretne oszczędności dla Zakładu Graficznego UAM, który w przeciwnym wypadku byłby zmuszony zatrudnić kolejnego pracownika – a to generowałoby, jak podkreśla jego kierownik, niemałe koszty. „Wszystko to razem sprawia, że oceniamy zarówno samą inwestycję jak również firmę Mnumi – producenta i dostawcę tego oprogramowania – bardzo pozytywnie”. 

„Cieszy nas bardzo, że po rozwiązanie Mnumi sięgają także jednostki organizacyjne spoza branży poligraficznej, które posiadają własne działy poligraficzne lub korzystają z usług jednej czy kliku drukarń – mówi Piotr Pakier, współwłaściciel firmy Mnumi. - Model taki i wiele innych doskonale sprawdza się w naszym systemie, który nie tylko zapewnia korzystającym z niego porządek w obiegu dokumentów, daje możliwość tworzenia ich szablonów, ale również staje się miejscem, gdzie są one dostępne i zarchiwizowane. Co ważne – można je odtworzyć w dowolnym momencie z dowolnego miejsca, co świadczy o dużej elastyczności naszego rozwiązania. 

Jeśli więc jakiś bank, fundacja, szkoła, instytucja itp. posiada różne działy (nawet w różnych miejscach oddalonych od siebie o setki kilometrów) i ma potrzebę drukowania różnego rodzaju dokumentów, a nade wszystko chce uporządkować swoją pracę to zapraszamy do kontaktu z nami. Nasze rozwiązanie nie tylko zautomatyzuje procesy z tym związane, ale wpłynie na wydajność i koszty działalności. Codziennie w wielu instytucjach traci się bowiem cenny czas, przeliczalny - jak się okazuje - na niemałe pieniądze na niepotrzebne działania. Nasz system nie tylko eliminuje te koszty, ale zapewnia lepszy komfort zarówno po stronie wykonawcy jak i zleceniodawcy danej pracy, pozwala także sprawnie zarządzać płatnościami. To bardzo rozbudowane rozwiązanie o szerokich możliwościach, o czym przekonują się nie tylko drukarnie z Polski i z zagranicy, ale także – w coraz szerszym zakresie – rożnego rodzaju instytucje”.