Mimo że księgowość w firmach o mniejszych strukturach jest często mniej skomplikowana niż w dużych przedsiębiorstwach, nadal jest podatna na błędy, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak kary finansowe, utrata płynności finansowej czy nawet problemy prawne. Poniżej przedstawiamy najczęstsze błędy księgowe popełniane przez małe firmy. Zapytaliśmy eksperta, jak księgowość online może pomóc ich uniknąć?
– W małych firmach najczęstszym problemem jest nieregularne prowadzenie zapisów księgowych – ocenia Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac w Systim.pl. – Przedsiębiorcy często odkładają rozliczenia księgowe na później, co prowadzi do zaległości, a następnie trudności w monitorowaniu przepływów finansowych. To z kolei wpływa na jakość sprawozdawczości i utrudnia podejmowanie świadomych decyzji finansowych. Systematyczność w księgowości jest kluczowa – nawet drobne opóźnienia mogą nieść poważne konsekwencje, szczególnie w obszarze podatków – podkreśla ekspertka.
Jak podpowiada, nowoczesne rozwiązania księgowości online umożliwiają automatyzację wielu procesów, takich jak przypomnienia o terminach płatności, klasyfikacja wydatków, czy archiwizacja dokumentów. – Korzystanie z takiej technologii pozwala przedsiębiorcom skupić się na kluczowych aspektach rozwoju firmy, minimalizując przy tym ryzyko błędów wynikających z braku wiedzy, czy przeoczenia – przekonuje Beata Tęgowska. – Jest to szczególnie cenne w przypadku małych firm, gdzie właściciele często sami odpowiadają za większość procesów, w tym księgowość. Co więcej, przy tym rozwiązaniu koszty dla małej firmy są niewspółmiernie niższe niż zatrudnienie księgowego, a poczucie bezpieczeństwa bezcenne – dodaje.
Jakie są najczęstsze błędy małych firm w księgowości? TOP 7
1. Nieterminowe rozliczenia
Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest nieterminowe składanie deklaracji i opłat. – Każde opóźnienie, nawet jednodniowe, może skutkować karą finansową lub innymi sankcjami – przypomina ekspertka Systim.pl. Przedsiębiorcy często są zajęci bieżącymi obowiązkami, przez co łatwo zapominają o terminach związanych z podatkami i innymi zobowiązaniami. – Korzystanie z platform księgowości online pozwala na ustawienie automatycznych przypomnień o terminach oraz zlecenie automatycznych płatności, co znacznie zmniejsza ryzyko przegapienia dat – wskazuje rozwiązanie.
2. Błędne klasyfikowanie wydatków
Niezwykle często spotykanym problemem jest niewłaściwe kategoryzowanie wydatków, co prowadzi do błędnych rozliczeń podatkowych. – Przedsiębiorcy często mylą wydatki prywatne z firmowymi lub źle przypisują koszty, co powoduje zakłócenia w rozliczeniach – zaznacza Beata Tęgowska. Jak twierdzi, dzięki księgowości online można precyzyjnie przyporządkować każdą transakcję do odpowiednich kategorii, co eliminuje ryzyko błędów. – Nowoczesne systemy księgowe są często wyposażone w funkcję podpowiedzi przy kategoryzacji, co dodatkowo ułatwia zadanie – zauważa.
3. Brak kontroli nad dokumentacją
Brak systematyczności w zarządzaniu fakturami i rachunkami może prowadzić do chaosu w dokumentacji. – W przypadku kontroli skarbowej brak kompletu dokumentów jest często karany, a dodatkowo przysparza problemów przy przygotowywaniu sprawozdań finansowych – zwraca uwagę eksperta ds. księgowości i płac. Podkreśla, że cyfrowe archiwum dostępne w ramach księgowości online umożliwia przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu, co znacznie ułatwia odnajdywanie i przeglądanie faktur. – Platformy te pozwalają również na bezpieczne przesyłanie dokumentów do księgowych i ich łatwą archiwizację – dodaje.
4. Błędna ewidencja przychodów i kosztów
Niewłaściwe przypisywanie przychodów i kosztów do odpowiednich okresów rozliczeniowych to kolejny powszechny błąd. – Na przykład, jeśli przedsiębiorca zaliczy przychód do niewłaściwego miesiąca, może to skutkować błędami w sprawozdaniach finansowych oraz problemami podatkowymi – wymienia eksperta Systim.pl. I zaznacza, że rozwiązaniem może być księgowość online, która oferuje możliwość automatycznego przypisywania przychodów i kosztów do właściwych okresów oraz generowania raportów finansowych zgodnie z obowiązującymi standardami. Dzięki temu przedsiębiorca ma pełną kontrolę nad swoimi finansami i może uniknąć nieścisłości w księgach.
5. Trudności z rozliczaniem podatku VAT
Małe firmy często popełniają błędy w rozliczeniach VAT, co może prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji finansowych. – Wynika to m.in. z faktu, że obowiązują nas różne stawki podatku VAT na różne produkty i usługi, a księgowość, w tym online pomoże nam dobrać właściwe. Co więcej, programy pozwalają także na generowanie i wysyłkę deklaracji VAT do urzędu skarbowego, a to dodatkowo oszczędza przedsiębiorcy czas i zapewnia terminowość – ocenia Beata Tęgowska.
6. Brak przygotowania do kontroli finansowej
Wiele małych firm nie jest przygotowanych na ewentualną kontrolę skarbową, co zwiększa ryzyko problemów w przypadku wykrycia błędów. Księgowość online umożliwia szybkie i sprawne generowanie raportów oraz zestawień, które można przedstawić kontrolerom. – Posiadanie kompletnych i uporządkowanych dokumentów w wersji cyfrowej zwiększa szanse na bezproblemowe przejście przez kontrolę – podkreśla eksperta Systim.
7. Niewykorzystywanie nowoczesnych narzędzi księgowych
Ostatnim, w tym eksperckim rankingu, ale bardzo istotnym błędem może się wydawać unikanie technologii, które ułatwiają księgowość. W erze cyfryzacji wiele małych firm nadal prowadzi księgowość w tradycyjny sposób, co zwiększa ryzyko błędów manualnych i opóźnień. – Platformy księgowości online eliminują konieczność ręcznego wprowadzania danych, oferując automatyzację i zintegrowanie z kontami bankowymi firmy. Automatyczne importowanie transakcji oraz generowanie faktur znacznie usprawniają pracę i zmniejszają ryzyko pomyłek – przekonuje ekspertka ds. księgowości i płac.
Zatem, czy w dzisiejszej rzeczywistości małych firm wybór księgowości online to rozwiązanie, które pomoże uniknąć najczęściej popełnianych błędów i usprawnić zarządzanie finansami? Zdaniem ekspertów pracujących w takich platformach, to nie tylko wygodne, ale przede wszystkim bezpieczne rozwiązanie, które eliminuje ryzyko kosztownych błędów oraz konsekwencji prawnych.
Źródło: Enadis