Cztery największe błędy w przestawianiu firmy na pracę w modelu zdalnym

Szanse, aby firma, która nigdy wcześniej nie pracowała zdalnie, teraz zrobiła to dobrze są bardzo małe; zwłaszcza kiedy przechodzi na taki model pracy w trybie pilnym. Obecnie może przede wszystkim uczyć się na błędach, których dzięki temu uniknie w przyszłości. Jeśli jednak przedsiębiorstwo wcześniej, choćby w niewielkim stopniu wykorzystało home office, nie zajmuje się produkcją lub klienci na co dzień nie odwiedzają jej biur czy punktów sprzedaży, to na pewno ma duże szanse, aby przejść dość płynnie na model pracy zdalnej całkowicie lub w bardzo dużym stopniu; nawet jeżeli będzie odbywało się to w takich okolicznościach takich jak zagrożenie epidemicznego Koronawirusem, co oznacza, że w bardzo przyśpieszonym tempie. Należy jednak pamiętać, że nie zawsze się to jednak udaje, a to skazuje przedsiębiorstwa na pracę na tzw. pół gwizdka. Dlaczego tak się dzieje?

Błąd 1: brak miejsca do pracy zdalnej

Co jest największą obawą przedsiębiorców? Że pracownik zdalny de facto nie pracuje. Obawa nie jest tak do końca nieuzasadniona. Według badań serwisu Airtasker, pracownik zdalny robi sobie więcej przerw niż biurowy. Jednak w praktyce różnica nie jest wielka, wynosi bowiem 27 w stosunku do 22 minut w ciągu dnia.

Jeszcze gorzej jest, gdy pracę zdalną pracownik dzieli z innymi obowiązkami w domu. Nie oszukujmy się: nie da się pracować 8 godzin w domu i równocześnie opiekować dzieckiem. To absolutna podstawa – pracownik zdalny musi mieć wydzieloną przestrzeń fizyczną i osobistą do pracy, a także godziny, gdy tylko pracuje.

W sytuacjach rzeczywiście kryzysowych lepiej jest znaleźć 3-4 godziny skupienia się na pracy, niż 8 godzin skupiania się na wszystkim. Jeśli warunki rodzinno-lokalowe pracownika uniemożliwiają wygospodarowanie odrębnego czasu i przestrzeni, nie można od niego oczekiwać efektywnej pracy zdalnej.

Błąd 2: praca zdalna w sztywnych ramach biura

Trzymanie się sztywnych zasad biurowych, choćby dotyczących godzin pracy, także może prowadzić do spadku efektywności pracownika, a w konsekwencji firmy. Dobrze zaplanowana i prowadzona praca zdalna umożliwi 100% zastąpienie pracy biura, jeśli odejdzie się od sztywnych zasad w nim panujących. Na co dzień, bowiem nikt nie pracuje efektywnie 8 godzin, nawet w biurze, gdyż są przerwy, jedni pracownicy przychodzą wcześniej, inni znacznie później.

Dla przykładu przeanalizujmy serwis Useme.com, który aktualnie tj. w sytuacji kryzysowej pracuje w 100% zdalnie. Serwis podzielił pracowników na trzy zespoły związane z głównymi obszarami działania firmy, tj. obsługa klienta, marketing, IT.

Przy określonych zadaniach zostawiono poszczególnym zespołom pełną swobodę organizacji pracy pracowników, przy założeniu, że mają zostać zrealizowane wszystkie codzienne zadania, dokładnie tak jak w biurze. W praktyce okazało się, że nie każdy musi pracować 8 godzin dziennie i da się zaplanować nawet kryzysowe okresy opieki nad dziećmi.

Błąd 3: infrastruktura? Jakoś to będzie…

Niestety, w praktyce tak się nie stanie. Nie da się z marszu przenieść wszystkich obowiązków pracy zdalnej do domu, jeśli w biurze wszystkie dane są na dyskach komputerów stacjonarnych, a księgowość opiera się na drukowanych fakturach. Pracownicy niechętnie też podchodzą do kwestii korzystania z własnych telefonów komórkowych czy komputerów. Do w pełni funkcjonalnego biura zdalnego potrzebne są (niepotrzebne nie skreślić, ale uzupełnić później):

• firmowa sieć telefoniczna, komórkowa lub voip, która umożliwi łącznie się pod telefonem biurowym z innych miejsc
• współdzielony dysk, który posłuży jako przestrzeń do wymiany plików
• kalendarz obrazujący podział zadań i nieobecności członków zespołu lub inne narzędzie do zarządzania projektami
• mobilne sprzęty elektroniczne: dobre słuchawki z wyciszaniem dźwięków otoczenia + laptop to przenośne stanowisko call center, a komputer stacjonarny nie jest wcale potrzebny w pracy biurowej
• inne narzędzie programistyczne i sieciowe, właściwe dla danej firmy/branży.

W sytuacjach awaryjnych warto pamiętać, że w obecnych czasach prawie nie ma takich usług, których nie dałoby się zorganizować zdalnie. Dotyczy to powoli nawet administracji państwowej!
Kiedy jednak musisz przejść na pracę zdalną, dodatkowym wsparciem może być dla ciebie również outsourcing. Skorzystaj z serwisów z ogłoszeniami pracy lub usług zdalnych, takich jak wspomniany Useme.eu lub stworzyć sieć współpracowników od konkretnych zadań (np. tłumaczy, poligrafów, specjalistów DTP).

Błąd 4: wszystko załatwimy przez telefon

Nie załatwimy. A jak załatwimy, to zapomnimy przekazać dalej. Ustalenie zasad komunikacji wewnątrz firmy to obszar pozostawiony najczęściej przypadkowi, a to przecież sfera kluczowa dla działania każdej firmy.

Co z tego, że Ania dogada coś z Tomkiem przez telefon, skoro nie wie o tym Kasia i Zbyszek, a wszyscy mają tę informację przekazać klientom? Nawet jeśli wszystkich obdzwonimy, to finalnie ta informacja zaginie w gąszczu innych. Tym samym wracamy do punktu 3 – narzędzi informatycznych niezbędnych danej firmie.

W sieci istnieje sporo ciekawych rozwiązań, np. Slack, Jira, SalesManago, Useme, Intercom, Zendesk, które wspierają firmy w pracy zdalnej. Nawet jeśli nie mamy czasu, żeby ze wszystkim od razu się zapoznać, a później wybrane zaimplementować, to koniecznie powinniśmy to zrobić w najbliższej przyszłości. Najważniejsze to wybrać jedno z wielu dostępnych rozwiązań i wdrożyć, np. w zakresie wewnętrznej komunikacji i nie rozdrabniać kanałów na wiele opcji: telefon, mail, sms, program do komunikacji i jeszcze wewnętrzne forum. A gdzie szukać informacji? To musi być ustalone na samym początku organizacji pracy zdalnej. Brak takich rozwiązań to praprzyczyna wszystkich problemów komunikacyjnych w firmie, co przekłada się na generowanie wielu utrudnień w innych obszarach działania firmy, np. marketing, sprzedaży czy finanse.