Nowe rozwiązania w prawie pracy oznaczają realne uproszczenie dla najmniejszych pracodawców. – Dla osób, które samodzielnie prowadzą sprawy kadrowe, cyfrowe zawieranie umów to ogromne odciążenie i mniejsze ryzyko błędów – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl. Uruchomiony przez resort pracy System pozwala przenieść kluczowe formalności do bezpiecznego środowiska online.
Zaprenumeruj newsletterOd 7 stycznia 2026 r. wybrani pracodawcy mogą zawierać niektóre umowy dotyczące pracy w formie elektronicznej, korzystając z „Systemu teleinformatycznego do obsługi niektórych umów”, udostępnionego na portalu praca.gov.pl. Z narzędzia mogą korzystać rodzice zatrudniający opiekunki dla dzieci, osoby fizyczne, rolnicy oraz mikroprzedsiębiorcy zatrudniający średniorocznie mniej niż 10 pracowników, którzy zawierają umowy z osobami fizycznymi. Jak podkreśla ekspertka, to właśnie te grupy do tej pory były najbardziej obciążone formalnościami kadrowymi.
Rozpoczęcie korzystania z systemu jest stosunkowo proste. Wystarczy wejść na stronę praca.gov.pl, wybrać zakładkę „Umowy elektroniczne” i określić swoją rolę – zatrudniającego lub zatrudnianego. Konto można założyć przy użyciu profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub podpisu osobistego. Mikroprzedsiębiorcy mogą dodatkowo utworzyć tzw. kontekst organizacji, pobierając dane firmy automatycznie z CEIDG. – Już na etapie zakładania konta system porządkuje dane i ogranicza ryzyko błędów formalnych – zauważa Beata Tęgowska.
– W praktyce taka cyfryzacja oznacza mniej papieru, mniej błędów i większą kontrolę nad dokumentacją – podkreśla. System umożliwia zawieranie umów o pracę, umów zlecenia, umów uaktywniających oraz umów o świadczenie usług, a także późniejsze zarządzanie nimi – podpisywanie aneksów, składanie wypowiedzeń czy przygotowanie świadectwa pracy. Cały cykl życia umowy może być obsługiwany w jednym miejscu, bez konieczności drukowania i archiwizowania dokumentów.
Dużym atutem nowego rozwiązania jest integracja z CEIDG, ZUS oraz e-Deklaracjami. System wspiera zgłoszenia do ubezpieczeń oraz umożliwia przygotowanie informacji PIT-11. – Z perspektywy księgowości i płac to ogromna oszczędność czasu oraz znaczące ograniczenie ryzyka pomyłek – podkreśla ekspertka.
System zapewnia również bezpieczne przechowywanie dokumentacji pracowniczej i danych osobowych. Silne uwierzytelnianie użytkowników gwarantuje jednoznaczną identyfikację stron umowy. -To rozwiązanie, które wyrównuje szanse najmniejszych pracodawców z większymi firmami i pokazuje, że cyfryzacja kadr może być prosta, dostępna i bezpieczna - podsumowuje Beata Tęgowska.
Źródło: Enadis
