Jak pracuje agencja kreatywna w czasach pandemii?

Zmiany, które nadejdą

Przenosiny nie były spontanicznym ruchem, tylko przemyślaną decyzją, która zapadła na podstawie analizy szybko zmieniającej się sytuacji. Temat koronawirusa zaczął pojawiać się w agencji już w styczniu, gdy cały świat śledził walkę Chin. Zaczęto dyskutować na ten temat w kuchni pracowniczej, wątek wplatany był podczas statusów, briefingów czy burz kreatywnych. W lutym, gdy wiadomo już było, że wirus zaczął rozprzestrzeniać się w Europie, zaczęto śledzić uważnie każdą nową informację.

- Zdawaliśmy sobie sprawę z istniejącego ryzyka, że choroba nie zatrzyma się tylko we Włoszech, a skala problemu może być taka sama w innych państwach. Ważne jednak było zachowanie chłodnej głowy i nieuleganie panice – wspomina sytuację sprzed dwóch miesięcy Anita Kamila Sochacka, managing director Lotnej. – Monitorowaliśmy nową sytuację i w międzyczasie zaczęliśmy przygotowywać awaryjne scenariusze, które mogłyby być niedługo potrzebne. 4 marca, gdy pojawiła się informacja o pierwszym przypadku zakażenia w Polsce, zostało zwołane zebranie zarządu, na którym podjęto decyzję o przygotowaniach do przejścia agencji w tryb pracy zdalnej – dodaje.

A rzeczy, które trzeba było załatwić, było naprawdę sporo. Odpowiednia konfiguracja serwerów, które znajdowały się w biurze, oszacowanie wydajności pracowników w nowym trybie, kontakt z Klientami i poinformowanie o zmianach czy też komunikacja z kurierami i zmiany adresów przesyłek, które do tej pory przychodziły do siedziby.

- Konfigurowaliśmy narzędzia, z których mieliśmy korzystać w pracy z domu, przyznawaliśmy do nich dostępy, a także, już z tyłu głowy, opracowywaliśmy awaryjne strategie dla naszych Klientów, zwłaszcza tych, dla których prowadziliśmy projekty w mediach społecznościowych, które to wymagają szczególnej elastyczności i szybkiej reakcji i dopasowania do nowej rzeczywistości – mówi Piotr Mateńko, szef działu social media agencji.

Dzień przed wyznaczonym deadlinem część sprzętu została przetransportowana do mieszkań pracowników.

- Nie chcieliśmy wymagać od naszego zespołu, aby ten pracował na swoim prywatnym sprzęcie. Szczególnie art directorzy potrzebowali wydajnych komputerów agencyjnych, aby mogli sprawnie korzystać z programów graficznych wymagających dużej mocy obliczeniowej. Na prywatnych laptopach ta praca mogła nie pójść tak dobrze, jak na sprzęcie dostępnym w biurze. Niektórzy także zgłaszali zapotrzebowanie na przewiezienie foteli biurowych, których nie posiadali w domu. Wiadomo, komfort jest najważniejszy – śmieje się Piotr Flis, executive director. – Po tym wszystkim byliśmy gotowi na 11 marca, kiedy zaczęliśmy pracę w trybie zdalnym – podsumowuje pierwszy etap.

Okazje i wyzwania

Choć miesiąc zawsze trwa tyle samo, ten jednak był wyjątkowy. Każdy miał wrażenie, że na wskutek tego, co się dzieje wokół i ogromu informacji zalewających każdego odbiorcę,  minęło zdecydowanie więcej niż 30 dni.

- Pierwsze dwa tygodnie były okresem docierania się wszystkich i adaptacji do nowej sytuacji – chórem twierdzą przedstawiciele zespołu kreacji – Paulina Troszczyńska, Michał Wyszyński, Kasia Łoboda i Ola Luboch. Jednak co było największym pozytywem wyniesionym z tego czasu? - Organizacja i koncentracja – zgodnie odpowiadają. – Zaoszczędzony czas na dojazdach, mniej rozpraszaczy niż w biurze, a także większa odpowiedzialność za prowadzone projekty pozwoliły nam na jeszcze lepsze skupienie się na wykonywanej pracy. Łatwiej przychodzi nam planowanie, określanie ile czasu potrzebujemy na konkretne projekty, a także końcowa realizacja i wywiązywanie się z obowiązków – przekonują. – Wiadomo, że czasem brakuje możliwości skonsultowania się z kimś na żywo i np. stanięcie w grupie przed ekranem i przeanalizowaniem danego projektu, jednak ratują nas komunikatory i narzędzia umożliwiające zdalny kontakt. Trzeba jednak zaznaczyć, że to nigdy nie będzie to samo, co współpraca twarzą w twarz w biurze – puentują.

- Problemy? – zastanawiają się Anna Smosarska i Sylwia Dudzińska – kolejno project manager i new biznes manager w Lotnej. – Osiągnięcie balansu między życiem zawodowym, a prywatnym. Gdy pracuje się z domu i wybija godzina 17, ciężko od razu się przestawić na tory domowe i ta praca jednak zostaje z tyłu głowy. Czasem zdarzy się tak, że jakaś myśl przyjdzie do głowy wieczorem i człowiek instynktownie chce otworzyć laptopa i przeprocesować ją chociaż przez moment. Brakuje także zwykłego kontaktu z drugim człowiekiem. Poczucie wspólnoty, które wykształciło się w naszym zespole jest bardzo duże i po pewnym czasie człowiek po prostu zaczyna tęsknić za sobą. Za burzami kreatywnymi, rozmowami o projektach czy plotkowaniem o sprawach mniej ważnych przy kawie lub jedzeniu.

Współpraca z markami i sytuacja na rynku

Należy jednak pamiętać, że zespół agencyjny nie żyje w próżni i jego praca jest zawsze pochodną oczekiwań i wytycznych pochodzących od klientów. Odpowiednia współpraca z partnerami stanowi szczególne wyzwanie, zwłaszcza, że i druga strona również musiała zaadaptować się do pracy zdalnej.

- Procesy adaptacyjne u klientów przebiegały podobnie jak u nas – komentuje Sylwia. – Gdy minęły pierwsze dwa tygodnie, każda ze stron miała poczucie, że udało się wypracować odpowiednie schematy, dzięki którym współpraca zaczęła przebiegać tak jak w czasach przed lockdownem. Jedyna zmiana jaką można zauważyć, to inne rozłożenie priorytetów w prowadzonych i planowanych kampaniach. Widzimy, że niektóre działania są zawieszane na czas nieokreślony, a większe przedsięwzięcia wyhamowywane i okrajane.

- Wierzymy jednak, że wszystkie działania i budżety, którym „wciśnięto pauzę”, ruszą znów, gdy sytuacja zacznie się normalizować – zauważa Anita Kamila Sochacka. – Mamy przygotowane odpowiednie strategie, które pozwalają nam na przejście przez ten trudny czas bez większych zawirowań, nawet w obliczu widma kryzysu ekonomicznego. Skalę wydarzenia będziemy mogli ocenić na spokojnie za kilka miesięcy. Wtedy zrobimy to wspólnie całym zespołem. Już na miejscu w biurze, przy jednym stole. – optymistycznie kończy.