BADANIE: Jak wręczać i przyjmować prezenty biznesowe?

1. Zrozumienie okazji i intencji

Przed wręczeniem prezentu warto zastanowić się nad jego celem i okolicznością. Okazje takie jak święta, jubileusze, zakończenie ważnego projektu czy nawiązanie współpracy to odpowiednie momenty na obdarowanie drugiej osoby. Przede wszystkim powinno się unikać wręczania prezentów w sytuacjach, które mogą być odbierane jako próba wpływania na decyzje biznesowe.

Jak wynika z badania „Sztuka dawania prezentów biznesowych” przeprowadzonego przez serwis Prezentmarzeń na próbie 1496 respondentów, aż 71% wskazało, że w ich firmach wręcza się prezenty biznesowe. Najczęściej obdarowywani są partnerzy biznesowi, co zadeklarowało 39% badanych oraz pracownicy, których wskazało 27%. Upominki najczęściej wręcza się podczas świąt, co potwierdziło 54% respondentów oraz przy okazji ważnych wydarzeń zawodowych, takich jak jubileusze czy osiągnięcia, co zadeklarowało 21%.

2. Wybór odpowiedniego prezentu

Prezent biznesowy powinien być wyrazem profesjonalizmu i odpowiednio dobrany do osoby oraz relacji. Prezenty w formie przeżyć, takie jak vouchery i karty podarunkowe, zdobyły największe uznanie (43%). Równie popularne są produkty premium, jak kawa czy wino, wybierane przez 36% respondentów. Personalizowane przedmioty, np. notesy czy kubki, zostały uznane za stosowne przez 21% badanych, co świadczy o rosnącej wadze personalizacji w kontekście upominków biznesowych.

3. Unikaj nadmiernych kosztów

Koszt prezentu powinien być wyważony. Zbyt drogie prezenty mogą wywołać dyskomfort lub wrażenie zobowiązania. Należy dostosować wartość upominku do stanowiska osoby i relacji biznesowej, a nie do tego, aby imponować. Respondenci uważają, że najważniejsze cechy wartościowego prezentu to personalizacja, którą wskazało 37%, jakość wykonania, doceniona przez 31%, oraz symboliczne znaczenie gestu obdarowania, które podkreśliło 18%. W odpowiedzi na pytanie o nieodpowiednie prezenty biznesowe, 36% badanych wskazało na zbyt kosztowne upominki, a 30% na prezenty osobiste, np. ubrania czy kosmetyki. Przedmioty związane z religią lub polityką uznano za kontrowersyjne przez 27% ankietowanych.

4. Etykieta wręczania prezentu

Starannie zapakowany prezent świadczy o dbałości i szacunku. Warto zadbać o estetyczne opakowanie i dołączyć kartkę z życzeniami lub krótkim, spersonalizowanym podziękowaniem. Prezent należy wręczać w sposób naturalny i nienachalny. Dobre momenty to nieformalne spotkania lub spotkania przedświąteczne. Wręczanie prezentu w trakcie negocjacji biznesowych jest zazwyczaj niestosowne.

Aż 41% respondentów uważa, że kluczowym elementem jest znajomość kultury i zwyczajów kraju odbiorcy, a 25% wskazuje na unikanie przesady w wartości prezentu. Dbałość o jakość i estetykę opakowania ma znaczenie dla 14% badanych, co pokazuje, że odpowiednia oprawa prezentu odgrywa ważną rolę w odbiorze gestu. Dla 61% badanych prezenty biznesowe są istotnym elementem budowania trwałych relacji zawodowych. Aż 72% przyznaje, że personalizacja upominków pozwala lepiej dostosować gest do charakteru odbiorcy, a 23% zauważa, że upominki mają wpływ na ich zaangażowanie i motywację do pracy. - mówi Michał Krasoń z serwisu Prezentmarzeń.

5. Personalizacja i przemyślane wybory

Personalizacja nadaje prezentowi indywidualnego charakteru. Może to być monogram, dedykacja lub wybór czegoś zgodnego z zainteresowaniami odbiorcy. Personalizowany prezent zawsze jest bardziej cenny emocjonalnie, jednak należy unikać nadmiernej osobistości, jak np. prezentów związanych z hobby, które mogłyby ujawniać prywatne preferencje odbiorcy. Ważne, aby prezent był solidnie wykonany, niekoniecznie drogi, ale starannie dobrany. Dobrze wyważony upominek, zgodny z etyką firmy, jest lepiej odbierany niż ekskluzywne, zbyt kosztowne podarunki.

6. Odbieranie prezentu z wdzięcznością

Przyjmując prezent, warto wyrazić szczerą wdzięczność i uznanie dla gestu. Unikajmy od razu deklarowania, że „nie było to potrzebne” – lepiej po prostu podziękować. Jeśli prezent jest zbyt kosztowny lub budzi niepokój, można wyrazić swoje obawy w sposób delikatny i dyplomatyczny, ale nie odrzucać go publicznie.

7. Zasady wewnętrzne firmy

Jeśli w firmie istnieją zasady dotyczące wręczania lub przyjmowania prezentów, warto się do nich stosować. Wiele firm unika nadmiernie kosztownych upominków, aby nie tworzyć wrażenia zobowiązań. Jeśli mamy wątpliwości, warto się skonsultować z działem HR.

8. Wskazówki dotyczące kultury międzynarodowej

W przypadku współpracy międzynarodowej konieczne jest uwzględnienie kultury i norm obowiązujących w danym kraju. W niektórych kulturach wręczanie i przyjmowanie prezentów podlega surowszym zasadom, a niektóre upominki mogą być postrzegane jako nieodpowiednie. Przed obdarowaniem osoby z innego kręgu kulturowego warto zasięgnąć informacji o zwyczajach. 

Prezenty biznesowe to ważny element budowania relacji i dobrego wizerunku firmy. Umiejętnie dobrany prezent, wręczony z wyczuciem i w odpowiednim momencie, może pozytywnie wpłynąć na relacje biznesowe, jednak nadmierna ekstrawagancja lub brak znajomości zasad savoir vivre może przynieść odwrotny efekt.