Jak zatrudniać obywateli Ukrainy

Do tej pory udało nam się zebrać potrzebne informacje o tym jak możemy pomóc wykorzystując wiedzę i doświadczenie związane z naszą pracą , przekonaliśmy międzynarodową radę ICO-D (International Council of Design), by włączyła się do wsparcia informując szerzej organizacje członkowskie z całego globu o sytuacji osób z Ukrainy oraz współtworzymy portal adaid.eu z ofertami pracy w branży kreatywnej i reklamowej dla osób z Ukrainy w Europie.

Teraz chcemy ułatwić zatrudnianie osób z Ukrainy. W tym celu poprosiliśmy zespół prawniczek i prawników z kancelarii So In Law o opisanie wszystkich ważnych aspektów związanych z zatrudnianiem osób uciekających przed wojną w Ukrainie. Wynikiem tej współpracy jest poniższy artykuł. Wyjaśnia on klarownie wszystkie ważne kwestie związane z legalnym zatrudnieniem osoby z Ukrainy w Polsce.

ZATRUDNIANIE OBYWATELI UKRAINY W ŚWIETLE USTAWY Z DNIA 12 MARCA 2022 R. O POMOCY OBYWATELOM UKRAINY W ZWIĄZKU Z KONFLIKTEM ZBROJNYM NA TERYTORIUM TEGO PAŃSTWA

1.

Nadzwyczajne sytuacje wymagają nadzwyczajnych rozwiązań i właśnie w tym celu przyjęto w ostatnich dniach specustawę z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (dalej: „Ustawa”). Mimo, że regulacja ta obejmuje całe spektrum aspektów związanych z funkcjonowaniem uchodźców wojennych, my skupimy się w niniejszym artykule na problematyce zatrudnienia.

2.

Kluczowym z punktu widzenia Pracodawców jest art. 22 Ustawy. Wskazuje on w pierwszej kolejności, do kogo można stosować te przepisy. Będą to zatem obywatele Ukrainy, jeżeli można ich zaliczyć do jednej dwóch kategorii:

• osoby, których pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uznaje się za legalny na podstawie art. 2 ust. 1 Ustawy (którzy otrzymali prawo do legalnego pobytu, przekraczając granicę od 24 lutego 2022 r.),

• obywatele Ukrainy przebywający legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (osoby, które przebywają legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie innych dokumentów pobytowych, a więc w dużym uogólnieniu - w dniu wybuchu wojny przebywały już legalnie na terytorium Polski).

3.

Aby zweryfikować to, czy dany obywatel Ukrainy spełnia kryteria wskazane w pkt II powyżej, wystarczy sprawdzić, czy posiada on w paszporcie pieczątkę świadczącą o przekroczeniu ukraińsko-polskiej granicy po dniu 24 lutego 2022 r. Stempel daje prawo do legalnego pobytu w Polsce przez 18 miesięcy, licząc od 24 lutego 2022 r. Jeżeli z jakiś względów osoba nie posiada takowej pieczątki - powinna się zarejestrować w odpowiednim urzędzie. Rejestracji najlepiej dokonać poprzez zwrócenie się do urzędu gminy bądź specjalnie utworzonego punktu recepcyjnego o wydanie numeru PESEL. Procedura ta została dokładnie opisana w art. 4 Ustawy. Przy takim oświadczeniu, osoba ta deklaruje, że przyjechała z Ukrainy do Polski po dniu 24 lutego 2022 r., a zatem ma prawo do legalnego pobytu.

Poniżej strona internetowa z bazą informacji tele-adresowych poszczególnych urzędów gmin: http://administracja.mswia.gov.pl/adm/baza-jst/baza-teleadresowa-jst-d/7788,Baza-teleadresowa-JST-do-pobrania.html 

Jeżeli chodzi o osoby, które w dniu wybuchu wojny przebywały już legalnie na terytorium RP, to w odniesieniu do nich art. 42 Ustawy szczegółowo wskazuje, jakie dokumenty pobytowe zostaną automatycznie przedłużone. Przykładowo, jeżeli ostatni dzień okresu pobytu obywatela Ukrainy w Polsce na podstawie wizy krajowej przypada w okresie po 24 lutego 2022 r., to okres ważności tej wizy ulega przedłużeniu z mocy prawa do 31 grudnia 2022 r. Podobnie w przypadku zezwoleń czasowych. Natomiast, w przypadku kart pobytu, polskich dokumentów tożsamości obywatela Ukrainy czy wiz Schengen wydanych obywatelom Ukrainy, ulegają one automatycznemu przedłużeniu z mocy prawa o 18 miesięcy.

Te osoby również będą mogły dalej legalnie pracować w Polsce, skoro ich prawo do legalnego pobytu w Polsce zostało przedłużone.

4.

Podmioty zatrudniające osoby z Ukrainy są zobowiązane jedynie do powiadomienia o tym fakcie Urzędu Pracy w ciągu 14 dni od podjęcia przez tę osobę pracy. Powiadomienia tego dokonuje się za pośrednictwem systemu online pod adresem: www.praca.gov.pl 

Zgłoszenie powinno zostać dokonane do Urzędu Pracy właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy.

Pracodawca, w powiadomieniu o powierzeniu pracy osobie z Ukrainy, musi przekazać informacje o:

1) podmiocie powierzającym wykonywanie pracy obywatelowi Ukrainy (pracodawcy):

a) nazwę albo imię (imiona) i nazwisko,

b) adres siedziby albo miejsca zamieszkania,

c) numer telefonu lub adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym,

d) numer identyfikacyjny NIP i REGON - w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą albo numer PESEL - w przypadku osoby fizycznej,

e) numer wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia - w przypadku podmiotu powierzającego wykonywanie pracy obywatelowi Ukrainy, który prowadzi agencję zatrudnienia świadczącą usługi pracy tymczasowej,

f) symbol PKD oraz opis wykonywanej działalności związanej z pracą obywateli Ukrainy;

2) dane osobowe obywatela Ukrainy:

a) imię (imiona) i nazwisko,

b) datę urodzenia,

c) płeć,

d) obywatelstwo,

e) rodzaj, numer i serię dokumentu podróży lub innego dokumentu stwierdzającego lub pozwalającego ustalić tożsamość oraz państwo, w którym wydano ten dokument,

f) numer PESEL - o ile został nadany,

3) rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a obywatelem Ukrainy,

4) stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy,

5) miejsce wykonywanej pracy.

5.

Mając na uwadze przedstawione w tym artykule kroki pozwalające na zatrudnienie obywateli Ukrainy musimy jednak pamiętać, że wszystkie przedstawione uproszczenia nie zwalniają potencjalnych pracodawców przed przestrzeganiem powinności leżących na barkach przedsiębiorców a odnoszących się do zatrudniania pracowników, w tym tych pochodzących z zagranicy. Wszelkie obowiązki wynikające z przepisów prawa pracy czy ubezpieczenia społecznego nadal obowiązują.

Pragnę również wskazać na konieczność zawarcia z osobą z Ukrainy umowy o pracę w języku dla niej zrozumiałym – jest to bowiem element często badany podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, a doświadczenie uczy, że wielu pracodawców zapomina o tym.

6.

Art. 23 Ustawy daje możliwość zakładania firm przez ukraińskich obywateli. Będą oni mieli możliwość prowadzenia własnych działalności na zasadach obowiązujących obywateli polskich. Uprawnienie to jednak będzie przysługiwało pod warunkiem uzyskania przez nich numeru PESEL w sposób opisany w pkt. III.

7.

Ułatwienia wprowadzone Ustawą, przez wzgląd na swój szczególny charakter, są bezprecedensowe w polskim porządku prawnym. Z pewnością będą one wymagać licznych nowelizacji, dookreślenia czy też powstania praktyki postępowania w Urzędach i Instytucjach państwowych.

Aktualizacja: 31.03.2022