Komunikacja biznesowa jako podstawowy element budowy wizerunku

Wszelkie narzędzia marketingowe, wykorzystywane jako zamierzone nośniki wartości i atrybutów budują świadomość marki. Komunikacja rynkowa jest świadomym stymulowaniem wpływu komunikatu na świadomość ludzi w celu albo zakodowania na stałe jakiejś informacji w nim, albo w celu zmiany w kierunku z góry obranym, istniejących już tam informacji.

W działaniach busines to business, charakterystycznym dla działań holdingów, koncernów, najistotniejszym elementem budującym świadomość marki stają się druki firmowe oraz druki biurowe jako element organizacji biura i druki obsługi klienta. Indywidualnie opracowany, spójny plastycznie pakiet druków, może się stać istotnym elementem promocji i marketingu, oddając charakter firmy i podkreślając cechy oferty. Opracowanie niezależnie poszczególnych elementów prowadzić może do zatarcia ogólnej idei plastycznej. Kompleksowe projektowanie gwarantuje, że każdy druk jest integralnym elementem zestawu, ale może też istnieć samodzielnie niosąc te same zakodowane wartości. Zaprojektowane druki powinny pokazywać pozycję i prestiż firmy. Umiejętnie dobrane materiały, kolory i kompozycja są elementami budowania image firmy.

Podstawowym kryterium wprowadzenia jednorodnych i jednolitych materiałów jest zdecydowane obniżenie kosztów produkcji – istnieje jeden wzór na podstawie, którego zostają wykonane wszelkie elementy i do którego można w każdej chwili się odwołać i sprawdzić poprawność przygotowanych materiałów. Poprzez takie działanie możemy wprowadzić normę jakości.

Następnym ważnym powodem budowy wzoru druków business to business jest podniesienie ergonomii oraz duża lepsza jakość prezentacji. Nie dochodzi do sytuacji, że osoby z różnych oddziałów firmy posiadają zupełnie inne bilety wizytowe a związane jest to od osoby i jej subiektywnego poczucia piękna, która zamawia ich wykonanie. Tak przygotowane materiały nie oddają żadnych wartości marki a nawet niszczą wszelkie poprzednie komunikaty mówiące o wizerunku organizacji.

Z pewnością ważną przyczyną dla przygotowania standardu pakietu druków jest ułatwienie komunikacji wewnętrznej, a przede wszystkim poprawna i jednolita prezentacja na zewnątrz, struktury i siły organizacji. Duże znaczenie stanowi również element efektywnego zarządzania obiegiem dokumentów.

Każda organizacja prowadzi swoją działalność poprzez komunikację z otoczeniem. Mimo różnych współczesnych środków łączności, jak telefony, faksy, internet i inne, decydującą rolę w biznesowej komunikacji spełnia wciąż klasyczna korespondencja. Wynika stąd istotne znaczenie wszelkich firmowych druków, dzięki którym u adresatów powstaje świadomość istnienia określonej organizacji, a częściowo określony wizerunek. Rodzaj otrzymywanej korespondencji wywiera bowiem zawsze pewne wrażenie.

Rozpoczynając prace projektowe należy zapoznać się z systemem komputerowym a następnie rodzajem edytora tekstu w jakim powstaje korespondencja w celu przygotowania również elektronicznych wzorców druków korespondencji. Zależnie od wielkości firmy, obszaru działania i jej potrzeb, zestaw druków bywa różny. Do elementów wchodzących w skład druków firmowych należą: bilety wizytowe, papiery firmowe, papiery faksowe, koperty firmowe, druki grzecznościowe oraz pakiet dyrektorski, który stanowią papiery imienne członków zarządu lub dyrekcji firmy. Jeśli chodzi o druki biurowe ich zestaw jest bardzo zróżnicowany i zindywidualizowany, ale z pewnością możemy mówić o: drukach obsługi klienta, drukach komunikacji wewnętrznej, drukach technologicznych, pracowniczych i formularzach a także wzorach pieczątek i opraw, które dopełniają wizerunku firmy.

Podstawowymi elementami druków firmowych są: nazwa, symbol, adres firmy, telefony i faksy, często jest to również adres e-mail, nazwisko właściciela, oraz inne informacje zgodne z kodeksem handlowym, tj.: informacje o statusie prawnym (np. spółka cywilna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością itp.), nazwiska członków zarządu, rok założenia firmy, numer konta bankowego i adres banku, numer statystyczny REGON, numer identyfikacji podatkowej NIP, dane o posiadanym kapitale zakładowym.

Sposób rozmieszczenia informacji jest bardzo istotnym elementem projektu. Ma on komunikować zarówno obraz firmy jak również przedstawić osobę nim się posługującą, a wiąże się to z psychofizjologią widzenia ludzkiego.

W projektowaniu i zamawianiu akcydensów racjonalne jest stosowanie dla ich poszczególnych rodzajów tej samej rodziny papierów. Generalnie należy też rozważyć czy papiery firmowe będą wytwarzane we własnym zakresie, czy też w specjalistycznej drukarni.

Projekty akcydensów powinny przestrzegać z jednej strony specyficznych zasad firmowego liternictwa, a z drugiej reguł praktycyzmu. Nie warto tworzyć drogich ozdobnych druków, tam gdzie chodzi o masową korespondencję. Do elementów bazowych zalicza się także wzór minimalnych wielkości, określających granice czytelności wybranych elementów graficznych oraz wzór minimalnych pól ochronnych, wyznaczających wolną przestrzeń wokół elementów graficznych, co zabezpiecza ich czytelność.

Wizytówka jest często pierwszym elementem systemu identyfikacji firmy, którym posługuje się jej przedstawiciel. W życiu społecznym mamy do czynienia z trzema rodzajami biletów wizytowych: prywatnymi, służbowymi i kombinowanymi, które łączą funkcje prywatnych i firmowych. W świecie interesów nie ma na ogół zwyczaju łączenia funkcji wizytówki służbowej i prywatnej. Kombinowane wizytówki spotyka się głównie w świecie nauki i medycyny. O ile przedsiębiorstwo utrzymuje kontakty międzynarodowe, niezbędne jest posiadanie wizytówek w stosownych językach. Stąd przygotowywane są bilety wizytowe w języku obcym, lub informacje te są zamieszczane na odwrocie wizytówki służbowej (bilety dwustronne), co stanowi jedynie pewnego rodzaju udogodnienie dla jej właściciela.

Rodzaje wizytówek różnią się formatem, liternictwem, treścią i sposobem jej rozmieszczenia. Natomiast kolorystyka wizytówki powinna uwzględniać przede wszystkim kolory firmowe. Współczesne techniki komputerowe pozwalają na możliwość dowolnego komponowania wizytówek. Powstają w ten sposób różne barwne i przeładowane treścią, które są świadectwem pretensjonalności i złego smaku. Zasadą projektu wizytówki firmowej jest jej prostota i czytelność, a tym samym staje się ona bardziej elegancka. Zasada ta dotyczy wyboru papieru, treści, liternictwa i ewentualnych elementów uzupełniających. Większość wizytówek służbowych ma zwyczajowo przyjęte formaty (10x6cm). Istnieje pogląd, że elegantsze są bilety węższe (8,4x5,5cm). Różnicując format należy pamiętać, że wizytówka musi mieścić się w standardowym wizytowniku.

Dylemat dla wielu firm stanowi umieszczanie na wizytówkach tytułów naukowych i zawodowych. Z pewnością jest to wskazane, jeżeli mogą przyczynić się do umacniania wizerunku, a zwłaszcza wiarygodności firmy. Tytuł profesora ma istotne znaczenie dla podkreślenia rangi instytutu naukowego, magistra inżyniera – dla biura projektów a doktora – dla przychodni lekarskiej. W niektórych branżach nie mają one żadnego znaczenia, a niekiedy mogą oddziaływać raczej negatywnie. W związku z utrzymującymi się w polskich środowiskach niechęcią do używania tytułów warto nadmienić, że w wielu krajach traktuje się je, jako ważny wskaźnik kwalifikacyjnego potencjału firmy.

Budując świadomość marki nie zapominajmy o tak ważnym elemencie jaki stanowią druki firmowe, pomimo swojej prostoty a zwłaszcza ze względu na ich masowy charakter, stanowią podstawowy nośnik wizerunkowy komunikatu o wartościach i atrybutach naszej marki.

Źródło: COBRA - wortal wiedzy o marce
Fotografia: CODES