W wielu przedsiębiorstwach istnieją błędne przekonania dotyczące wykorzystania kolorowego druku. Większość z nich powstaje z powodu niepewności co do kosztów eksploatacji urządzeń i oczekiwanych korzyści płynących z ich użytkowania. Technika codziennie idzie naprzód i obecnie można drukować w kolorze już od 35 gr. za stronę. Istotna jest również odpowiednia edukacja pracowników dotycząca korzyści płynących z kolorowego wydruku. Jakie są główne korzyści z drukowania w kolorze?
Zaprenumeruj newsletterMniej drukowania, większe oszczędności
Na poziomie indywidualnym, drukowanie w kolorze może tak naprawdę zmniejszyć liczbę drukowanych stron. Pracownicy biurowi korzystający z kolorowej drukarki podejmują bardziej świadome decyzje dotyczące tego co należy drukować, ponieważ zdają sobie sprawę z kosztów takiego wydruku. Potwierdzają to wyniki badania przeprowadzonego przez Lexmarka[1], w którym prawie 70% respondentów zadeklarowało, że zwraca baczniejszą uwagę na to co drukują w kolorze, niż gdy wydruk jest czarno-biały.
Możliwość tworzenia profesjonalnych materiałów marketingowych w kolorze na miejscu u siebie oznacza, że firmy mogą drukować dokumenty na żądanie. Eliminuje to konieczność przechowywania dużych ilości materiałów i obniża ryzyko ich marnowania, gdy kopie stają się nieaktualne lub wymagają dopracowania. Druk na żądanie umożliwia również rozłożenie kosztów wydruku, zamiast płacenia za cały nakład z góry.
Lepsze, mądrzejsze decyzje
Przedstawione podejście jest rozsądne i umożliwia przedsiębiorstwom redukcję liczby drukowanych strony, a także wpływać bezpośrednio na zysk firmy. Istnieje jednak wiele innych korzyści wynikających z drukowania materiałów w kolorze.
Jednym z największych wyzwań stojących przed pracownikami jest zarządzanie i korzystanie z dużej ilości informacji, które każdego dnia pojawiają się na ich biurkach. Używanie kolorów do komunikacji wewnętrznej podnosi wydajność pracowników, którzy mogą szybciej analizować skomplikowane dane dzięki ich większej przejrzystości. W przeprowadzonym przez Lexmarka badaniu[2], respondenci uznali tą cechę za największą zaletę druku kolorowego. Większa przejrzystość i zrozumiałość dokumentu zmniejsza margines błędu i pozwala łatwiej podejmować decyzje, co z kolei przyczynia się do prowadzenia biznesu w bardziej efektywny sposób.
Bardziej profesjonalne podejście
W przypadku mniejszych firm, posiadających znacznie mniejsze środki na profesjonalne usługi i nie drukujących dokumentów w ilościach uzasadniających outsourcing druku, drukowanie w kolorze pozwala na stworzenie bardziej profesjonalnego wizerunku. To samo dotyczy oddziałów większych przedsiębiorstw, gdzie drukowanie niewielkich ilości dokumentów u siebie może być bardziej opłacalne, niż ich drukowanie w centrali firmy, gdzie koszty dostawy, przechowywania i aktualizacji kopii mogą się okazać dużo wyższe.
Nasze badania wykazały, że wielu pracowników biurowych uważa kolorowe dokumenty za bardziej profesjonalne i wizualnie atrakcyjniejsze, niż czarno-białe wydruki.
Kolor pomaga również przyciągnąć uwagę czytelnika. Badania rynku pokazały, że 60% respondentów ocenia prezentacje i wydruki korzystniej gdy są one kolorowe. Co więcej, czas potrzebny na wyszukanie danych zawartych w kolorowych dokumentach skraca się o 80%.
Co nas powstrzymuje i jak możemy ruszyć naprzód?
Choć wielu pracowników dostrzega korzyści płynące z drukowania dokumentów w kolorze, nadal postrzegają uważają to za możliwość, a nie konieczność. Stosowanie kolorowych urządzeń drukujących w miejscu pracy może mieć znaczący wpływ na drukowanie dokumentów. Pracownicy mający dostęp do tego typu urządzeń zwracają większą uwagę na to co drukują, co z kolei prowadzi do zmniejszenia liczby drukowanych stron.
Istotną rolę pełni w tym wypadku edukacja. Udzielane personelowi porady i wskazówki dotyczące korzystania z urządzeń drukujących w kolorze zachęcają do zwracania większej uwagi na to, które dokumenty warto wydrukować, co zapewnia firmie większą efektywność działań. Poprzez domyślne ustawienie drukowania przy użyciu czarnego tonera, pracownicy będą mogli sami ocenić, czy lepszy będzie wydruk czarno-biały, czy też kolorowy.
Dzięki zniesieniu ograniczeń dostępu do kolorowego druku i zapewnieniu odpowiedniego sprzętu, firmowe dokumenty staną się bardziej profesjonalne i czytelne. Ponadto, przedsiębiorstwa mogą w ten sposób ograniczyć zużycie papieru i drukować w bardziej efektywny sposób, co przyniesie im znaczne oszczędności.
Właściwe zrozumienie korzyści w połączeniu z postępem technologicznym i dobrze prowadzoną polityką zarządzania drukiem powodują, że drukowanie w kolorze nie musi wiązać się z wysokimi nakładami pieniężnymi. W rzeczywistości drukowanie kolorowych dokumentów może poprawić efektywność i zwiększyć oszczędności w całej firmie.
Józef Lis
product manager, Lexmark Polska
Źródło: Lexmark Polska
