O czym pamiętać, organizując meetup?

Gra zespołowa

Organizacja meetupu to praca drużynowa, która powinna się zacząć od powołania dedykowanego zespołu. Zakres tematów, z którymi zmierzy się firmowy team będzie całkiem spory. Dobrze, aby w jego składzie znalazły się takie osoby, jak specjalista ds. employer branding’u, osoba odpowiedzialna za lokalne wsparcie administracyjne, specjalista ds. social media oraz specjalista ds. contentu. Zespół, w porozumieniu z ekspertami technologicznymi i rekrutacją, na początku swojej pracy określi m.in. tematykę spotkania. Niech będzie ono okazją do wymiany wiedzy, ale również pochwalenia się osiągnięciami. Dokonując wyboru tematu, zwróć uwagę na obszary ściśle związane z kierunkami rozwoju firmy i branżowymi trendami.

Celem meetupu niekoniecznie będzie nawiązanie kontaktu z potencjalnymi kandydatami na wolne stanowiska. Równie dobrze może on realizować założenia PR’owe – budować świadomość marki lub wizerunek eksperta. Należy pamiętać, że adresatami eventu są także obecni pracownicy firmy. Organizatorów spotkań nic nie ucieszy bardziej niż liczna firmowa reprezentacja. Taka filozofia meetupów towarzyszy specjalizującej się w transformacji cyfrowej firmie intive:

- Często spotykam się z błędnym rozumieniem employer brandingu jako działań kierowanych do potencjalnych pracowników. Tymczasem EB w pierwszej kolejności jest ukierunkowany na budowanie mocnych relacji wewnątrz firmy, podnoszenie świadomości marki i firmowych wartości w obrębie organizacji, a aktywność na zewnątrz, dedykowana potencjalnym nowym pracownikom, jest ściśle skorelowana z wyżej wymienionymi działaniami i bez nich niemożliwa – mówi Magdalena Pieczka, Senior Employer Branding Specialist w intive.

Pub czy biurowiec?

Wnętrze klubu czy pubu to najczęstsze miejsce meetupowych dyskusji. Ich właściciele z reguły nie pobierają dodatkowych opłat za rezerwację sali – jest to dla nich doskonała szansa na zdobycie uznania u nowych klientów. Luźna atmosfera sprzyja nawiązywaniu znajomości oraz zachęca do zabrania głosu w dyskusji. Przyjazny klimat uzupełniają zapewnione przez organizatora przekąski i napoje. Czy równie dobrym pomysłem może być organizacja rozmów w samej siedzibie firmy? Owszem, jednak tylko wtedy, gdy zależy nam na bardziej sformalizowanej otoczce. Warto mieć na uwadze, że w firmie uczestnicy meetupu spoza organizacji mogą czuć coś w rodzaju rekrutacyjnej presji, a tego, z wielu powodów, lepiej uniknąć.

Lokal zarezerwowany, tematy ustalone, a mimo to frekwencja spotkania jest daleka od zadowalającej? Na nic zdadzą się wszelkie wysiłki, gdy termin okazał się nietrafiony. Wydarzenie nie może kolidować z innymi, podobnymi eventami. Lepiej odpuścić sobie także rywalizację z dużymi konferencjami oraz nie ryzykować organizacji spotkania w weekendy i w okresie urlopowym. Udany meetup odbywa się w dni robocze, po godzinach pracy, najlepiej o 18:00.

Niezależnie od miejsca i godziny spotkania, kryteria doboru speakerów pozostają takie same. Dobrego mówcę  cechuje entuzjazm, doświadczenie w wystąpieniach publicznych i umiejętność panowania nad mową ciała. Mile widziana jest znajomość formatu dyskusji. Optymalnie, gdy głos zabiera trzech speakerów oraz dodatkowa osoba, moderująca spotkanie.

Jedno wystąpienie powinno zmieścić się w przedziale 20-30 min. Dłuższe przemówienia znużą uczestników, którzy z pewnością będą chcieli przeznaczyć dodatkowy czas na dyskusję i wyciągnięcie z tematu tego, co uznają za najbardziej interesujące. Po każdym krótkim wystąpieniu speakera warto zarezerwować 10 minut na sesję pytań i odpowiedzi oraz dodatkowe 10 minut na przerwę przed kolejnym prelegentem.

Niech ludzie się dowiedzą

Gdy ustalona jest data i miejsce spotkania oraz wiadomo, kto będzie prelegentem czas, aby o wydarzeniu dowiedział się świat! Informuj wszędzie tam, gdzie potencjalni uczestnicy będą szukać zapowiedzi wydarzeń. Istnieją dedykowane portale umożliwiające zapisy i koordynację spotkań. Nie miej obaw z nich korzystać, to świetny agregator wiedzy o zaplanowanych eventach. Ważną rolę odgrywają social media: twoi potencjalni uczestnicy korzystają z Facebooka i LinkedIna. Dotrzyj do grup, w których są zapisani oraz na odwiedzane przez nich fanpage. Zaangażuj swoich ekspertów – ich wiedza oraz sieć kontaktów pomoże w rozpowszechnieniu wiedzy o wydarzeniu.

Planujesz promować meetup za pomocą płatnych narzędzi? Poproś prelegentów o podanie słów kluczowych z obszaru, o którym będą mówić. Tworząc kampanię reklamową w mediach społecznościowych, nie zapomnij o precyzyjnej lokalizacji i ustaleniu wieku odbiorców.

Czuj się jak u siebie w domu

Uczestnicy już od progu powinni wiedzieć, że nie pomylili miejsca spotkania. Obecność rollupów, plakatów, broszur, gadżetów i innych materiałów promocyjnych będzie jak najbardziej oczekiwana. Zadbaj o komfort uczestników: udzielaj niezbędnych informacji, wskaż szatnię i miejsca siedzące. Pamiętaj także, że część gości, zwłaszcza w branży IT, może nie posługiwać się językiem polskim. Warto przygotować speakerów na tę okoliczność i upewnić się, że będą gotowi przełączyć się na angielski.

Nieodłącznym elementem meetupu powinna być sesja networkingowa, czyli czas na wzajemne poznanie uczestników, nawiązanie kontaktów oraz przysłowiową „wymianę wizytówek”. Unikaj moderacji tej części, rozmowy powinny posiadać nieformalny charakter.

Ryzyko kontrolowane

Meetup wymaga nie tylko dobrego przygotowania merytorycznego, ale również technicznego. Przed rozpoczęciem należy sprawdzić czy wszelkie urządzenia elektroniczne są sprawne. Czasem zdarza się, że w spotkaniu udziału nie może wziąć zaproszony prelegent. Warto więc przygotować wcześniej wyjście awaryjne i zadbać o „dublera”, który przedstawi zaplanowane zagadnienie albo wskoczy z innym, zapasowym tematem.

Jeszcze przed ogłoszeniem wydarzenia, potwierdź u managera lokalu, że wskazanego dnia będzie to jedyne przedsięwzięcie organizowane w tym miejscu. Chaos wynikający z nałożenia na siebie różnych eventów to spore zagrożenie dla powodzenia spotkania. Doprecyzowanie meetupu w szczegółach sprawi, że firma odniesie mały wizerunkowy sukces.

Zadbaj o szerokie grono odbiorców

Wydarzenie już się rozpoczęło? Warto pochwalić się nim jeszcze w toku dyskusji. Transmisja na żywo na Facebooku lub Instagramie z pewnością poszerzy grono uczestników. Nie zostawiaj internautów bez opieki. Obserwuj ich reakcje na czacie i zwróć uwagę speakerów na zadawane przez nich pytania - osoby oglądające relację to pełnoprawni dyskutanci. Pamiętaj jednak: przed rozpoczęciem transmisji należy konieczne poinformować o tym fakcie przybyłe na miejsce osoby - nie wszyscy goście mogą życzyć sobie dostrzeżenia przez czujne oko kamery. Nagrany materiał udostępnij po zakończeniu wydarzenia – osoby zainteresowane tematyką wrócą do niego, gdy tylko będą miały ochotę.

Kiedy można uznać, że meetup zakończył się sukcesem? Do najważniejszych wskaźników udanego spotkania należą: wysoka frekwencja i zainteresowanie uczestników rekrutacją w firmie. Wyznacznikiem trafnego doboru tematów będzie duża liczba pytań w sesji Q&A – to najlepszy dowód, że wystąpienia prelegentów wzbudziły zainteresowanie uczestników i trafiły w ich oczekiwania.

Po spotkaniu nadchodzi czas na podsumowanie. Zespół odpowiedzialny za organizację wydarzenia omawia sukcesy i słabe punkty oraz wypracowuje dobre praktyki, czyli najlepiej sprawdzające się rozwiązania organizacyjne. Nie spoczywaj na laurach, to dopiero początek. Już niebawem zorganizujesz kolejne spotkanie – dzięki zdobytym doświadczeniom będzie jeszcze lepsze.