Już drugi rok z rzędu firma Océ Poland wystąpiła jako „Case Study Partner” warszawskiej edycji konferencji IDC Outsourcing Conference, skupiającej osoby zajmujące się zarządzaniem dokumentami w dużych firmach korporacyjnych.
Swoją obecność zaznaczyła poprzez referat Przemysława Jabłońskiego nt. wdrożeń usług outsourcingowych u klientów z Polski i zagranicy, oraz firmowe stoisko, na którym zainteresowane osoby mogły uzyskać szczegółowe informacje o ofercie Océ Poland w zakresie outsourcingu.
Podobnie jak przed rokiem, najważniejszym elementem uczestnictwa firmy w IDC Outsourcing Conference był referat zawierający przykłady praktycznych wdrożeń usług z zakresu outsourcingu obsługi dokumentów, oferowanych przez Océ. Wygłosił go Przemysław Jabłoński, odpowiedzialny za usługi outsourcingowe w Océ Poland.
Pierwsza część referatu była odpowiedzią na pytanie jakie czynniki decydują o sukcesie projektów outsourcingu drukowania dokumentów. Kluczem do sukcesu w projektach outsourcingu obsługi dokumentów jest współpraca z dostawcą usług, który jest w stanie zapewnić wsparcie pełnego cyklu życia dokumentu w organizacji – mówił Przemysław Jabłoński. – Należy pamiętać, że obsługa i zarządzanie dokumentami zaczyna się już na etapie tworzenia merytorycznego dokumentu, jego obróbki graficznej i edytorskiej, poprzez wysyłkę korespondencji, skanowanie, drukowanie, kopiowanie, wprowadzanie do systemu workflow, przetwarzanie informacji, które niesie ze sobą dokument, archiwizowanie, indeksowanie i wyszukiwanie.
Dostawca usług, który jest w stanie objąć swoimi kompetencjami pełen cykl życia dokumentu gwarantuje sukces nawet jeśli konkretne wdrożenie nie obejmie wszystkich wspomnianych obszarów – podkreślał Przemysław Jabłoński. – Szerokie kompetencje pozwolą wtedy na właściwe podejście do budowy interfejsów dla rozwiązań funkcjonujących już w firmie.
Jako podsumowanie wystąpienia zaprezentowane zostały dwa wdrożenia przeprowadzone przez OBS w polskim oddziale Deloitte Advisory, będącym największą w naszym kraju firmą w zakresie doradztwa biznesowego, i Rabobank, holenderskim banku o ponad 100-letniej historii.
W pierwszej z nich firma Océ zajęła się kompleksową obsługą przepływu i zarządzania dokumentami, zapewniając m.in. pełną obsługę druku biurowego, instalację i serwisowanie urządzeń, utrzymywanie stanów magazynowych mediów i tonerów, wykonywanie prac w reprocentrum na zlecenie pracowników firmy, jak też obsługę wewnętrznej i zewnętrznej poczty. Czynniki, które zdecydowały o naszym sukcesie – mówił Przemysław Jabłoński – to przede wszystkim dokładnie zdefiniowany zakres usług, wysoka jakość sprzętu firmy Océ, konkurencyjna oferta urządzeń, kompleksowe podejście do klienta a także elastyczność i otwartość na jego oczekiwania.
W przypadku Rabobank projekt zrealizowany przez Océ stanowił część działań restrukturyzacyjnych podjętych przez holenderski bank, w ramach których zdecydowano m.in. o redukcji kosztów administrowania, centralizacji i outsourcingu usług pomocniczych. W ramach tych ostatnich firmie Océ powierzono całość działań związanych z usługami DTP, drukowania, zarządzania i dystrybucji poczty oraz archiwizacji danych. W czterech lokalizacjach banku firma Océ Business Serives stworzyła dwa centra drukowania zatrudniające 10 osób, dwa główne centra mailingowe i trzy mniejsze mailroomy zatrudniające w sumie 50 osób, zaś nad całością czuwają dwaj menedżerowie operacyjni. W rezultacie w Rabobanku zredukowano zatrudnienie, zmniejszono koszty związane z obsługą poczty o 25% w skali roku, wyeliminowano konieczność kupowania sprzętu drukującego, wreszcie – podwyższono jakość usług – pokreślił Przemysław Jabłoński.
IDC Outsourcing Conference, zorganizowana 11 października w warszawskim hotelu Marriott przez firmę IDC, stanowiła część europejskiego cyklu spotkań poświęconych zastosowaniu usług outsourcingu w dużych korporacjach. Wzięło w niej udział około 100 osób, reprezentujących różne segmenty rynkowe, m.in. bankowość, finanse i rynek farmaceutyczny.
Źródło: Océ Poland