Partnerski PRzetarg w kampanii ZFPR

Raport odsłania wyzwania branży

Badanie wykazało, że w ciągu ostatniego roku znacząca część agencji PR uczestniczyła w przetargach, które oceniła jako nieprawidłowe. Według szacunków respondentów, postępowania, w których stosowane są złe praktyki, mogą stanowić nawet 30-50% wszystkich przetargów w branży PR. Najczęściej wymieniane trudności to: brak określenia budżetu na współpracę, niejasne kryteria oceny, nieprecyzyjnie opisane cele i zadania oraz niekompletna dokumentacja. Ponadto w aż 74% przypadków nieprawidłowych postępowań, Klienci nie dotrzymują zadeklarowanych terminów, a często w ogóle nie udzielają informacji o rozstrzygnięciu przetargu.

– Badanie „Doświadczenia przetargowe agencji PR” ujawniło, z jak wieloma błędami popełnianymi w procesach przetargowych mamy do czynienia. W ich następstwie jakość oferty, czy wycena są często niesatysfakcjonujące, a czas i zasoby przepalone. W kampanii „Partnerski PRzetarg” wyszliśmy z kluczowego założenia, że nie wynika to ze złej woli, lecz pośpiechu lub braku doświadczenia i wsparcia w prowadzeniu takich postępowań. Dlatego zależało nam na stworzeniu platformy, która wypełni tę lukę. „Partnerski PRzetarg” to przestrzeń do dyskusji oraz zbiór dobrych praktyk i narzędzi, prowadzących do transformacji relacji między Klientami, a Agencjami PR. Chcemy stworzyć kulturę przetargową, w której transparentność, wzajemny szacunek i efektywna komunikacja są normą, a nie wyjątkiem – mówi Daria Tworek, Managing Partner w Publicis Consultants, wiceprezeska ZFPR.

– Problem niestosowania standardów w przetargach jest problemem odwiecznym i uniwersalnym. Dotyczy on obu stron, zarówno Klientów, jak i Agencji. Jednak transparentny i dobrze ułożony przetarg, prowadzony z szacunkiem i otwartością w komunikacji, jest możliwy – mówi Marta Macke, Założycielka i CEO Shortlist Consulting oraz prowadząca videopodcast Reklamiara.pl

Pięć filarów Partnerskiego PRzetargu

Kampania „Partnerski PRzetarg” promuje i edukuje w zakresie pięciu kluczowych obszarów dobrych praktyk. Pierwszym z nich jest transparentność, polegająca na jasnym określeniu kryteriów wyboru, budżetu i zakresu prac od samego początku procesu. Drugi filar to szacunek, wyrażający się m.in. w docenieniu pracy Agencji poprzez unikanie zbędnych obciążeń i rozważenie wprowadzenia tzw. rejection fee. Badanie wykazało, że 62% Agencji rzadko lub bardzo rzadko otrzymuje taką rekompensatę za udział w przetargu. Trzecim elementem jest pełna i rzetelna informacja o przetargu, w tym o liczbie zaproszonych Agencji i sposobie oceny ofert. Czwarty filar stanowi terminowość, czyli ustalanie realistycznych terminów i ich dotrzymywanie przez obie strony procesu. Ostatnim, ale nie mniej ważnym elementem jest merytoryczny feedback udzielany po zakończeniu przetargu wszystkim zaproszonym Agencjom.

Korzyści Partnerskich PRzetargów dla całego ekosystemu PR

– Podczas spotkania podsumowującego jeden z przetargów, usłyszałam od szefa Agencji, która go nie wygrała: „W takim przetargu miło się nawet przegrywa”. Aby takie sytuacje stały się codziennością potrzebne jest dobre zrozumienie procesu i mechanizmów nim rządzących, ale również zadania postawionego przed Agencjami, a także potrzeb i oczekiwań Klienta. W tym pomaga dobra, otwarta komunikacja. Wspierając reklamodawców w projektach przetargowych zawsze pokazuję im korzyści płynące ze stosowania standardów, z otwartości i transparentności. Pojawia się wtedy u nich chęć wdrożenia zasad idealnego procesu, a każde pozytywne doświadczenie zachęca do kontynuowania pracy właśnie w ten sposób – podsumowuje Marta Macke.

Dla Agencji PR, dobrze przygotowany i przeprowadzony przetarg oznacza nie tylko optymalizację kosztów udziału w postępowaniu, ale także możliwość dopracowania oferty, lepszego zaplanowania pracy zespołu oraz wzrost motywacji pracowników. Z kolei Klienci mogą liczyć na otrzymanie porównywalnych ofert, lepiej dopasowanych do ich potrzeb i budżetu, co przekłada się na wyższą jakość późniejszej współpracy i lepszą ochronę reputacji firm i marek.

Sprawmy, aby Partnerski PRzetarg był codziennością

Kampania „Partnerski PRzetarg" adresuje najczęstsze wyzwania z jakimi Agencje mierzą się podczas procesów przetargowych, jednocześnie dostarczając praktyczne rozwiązania na poprawę tych sytuacji. W warstwie kreatywnej odwołuje się ona do analogii zaczerpniętych z powszechnych w codziennym życiu zdarzeń, takich jak wizyta w restauracji lub u krawca, czy też udział w zawodach sportowych, w których pewne zachowania są niedopuszczalne.

– W codziennym życiu nawet nie przyszłoby nam do głowy, żeby zamawiając usługę nie trzymać się pewnych oczywistych zasad. Czemu więc to aż tak dziwi, kiedy tych samych zasad chcemy przestrzegać w przypadku przygotowania oferty przetargowej? Przygotowane kreacje odnoszą się w prosty sposób do analogii życiowych, uwypuklają absurdy przetargowych sytuacji i podkreślą, że #PartnerskiPRzetarg powinien być codziennością – podsumowuje Daria Tworek.

Kampania

Fundamentem działań jest rozbudowany serwis www.partnerskiprzetarg.pl, na którym dostępne są praktyczne porady dotyczące procesów przetargowych, w tym dobre praktyki jak również instrukcja dotycząca przygotowania i prowadzenia postępowań rozdzielona na 4 kluczowe etapy: przygotowanie przetargu, proces przetargowy, wybór Agencji oraz rozpoczęcie współpracy. W ramach kampanii m.in. prowadzony jest podcast „Partnerski PRzetarg”, zaplanowano udział w konferencjach i wydarzeniach branżowych, w tym CMO Summit, jak również przewidziano współpracę z mediami biznesowymi oraz marketingowymi.