Poject management i outdoor

PM – co to takiego?
Z definicji project management to dyscyplina zajmująca się planowaniem, organizacją i zarządzaniem zasobami, mająca na celu jak najbardziej efektywne wypełnienie celów krótko- i długofalowych związanych z danym projektem. To również, a może i przede wszystkim, zarządzanie przez cele.
Projekt to skończona całość, mieszcząca się w konkretnych ramach czasowych, posiadająca ściśle określone etapy i terminy realizacji. Tylko przeprowadzenie wymienionych czynników zgodnie z planem gwarantuje sukces przedsięwzięcia, które niejednokrotnie ma przynieść korzystne zmiany i wartości dla firmy.
Na project management nałożone są konkretne ograniczenia: czas, pole działania czy budżet. Dlatego też istotnym jest , aby zdać sobie sprawę, że PM to nie tylko doprowadzenie projektu do końca, ale również jego dogłębna analiza, która może doprowadzić do zmniejszenia kosztów, skrócenia czasu realizacji procesu – krótko mówiąc – podniesienia jego efektywności.

Największym wyzwaniem PM jest osiągnięcie założonych celów w wyznaczonych terminach, bez narażania płynności działań biznesowych firmy. Drugim, nie mniej ambitnym zadaniem, jest alokacja środków oraz zintegrowanie wszystkich ważnych długofalowych celów.

Żeby PM zagrał
Główną przyczyną niepowodzenia w realizacji projektu bywa brak jego wcześniejszej analizy i wykluczenia możliwego ryzyka. Błędy te skutkują nie tylko zwiększeniem kosztów przedsięwzięcia, ale przede wszystkim rzutują na wizerunek przedsiębiorstwa.

Przykładem może tu być chociażby opóźnienie w otwarciu nowych placówek, podczas gdy kampania reklamowa jest już w toku. – Przy niewłaściwym project managemencie najczęściej dochodzi do sytuacji, w której klientowi brakuje zasobów, tzn. otrzymuje je z opóźnieniem, co skutkuje utratą potencjalnych, nowych kontrahentów – mówi Dariusz Sobczak, Project Group Director z Galposter Sp. z o.o. – Dlatego ważne jest, aby na każdym etapie projektu klient był informowany, jaki jest postęp prac, czy terminy są realizowane zgodnie z planem – dodaje Sobczak.

W Galposterze, który specjalizuje się w kompleksowym zarządzaniu projektami, funkcjonują specjalne systemy raportowania i kontroli postępów prac. Głównym obszarem podczas realizacji zleceń jest zarządzanie ryzykiem, a sprawne i świadome eliminowanie zagrożeń daje oczekiwane efekty w całości przedsięwzięcia. Dzięki systematycznie napływającym sprawozdaniom klient jest na bieżąco informowany o postępie prac, dysponując wiedzą na temat jego przebiegu.

Najważniejsza komunikacja
Zarówno przy dużych projektach sieciowych, jak i przy realizacjach jednostkowych, podstawę stanowi dobra komunikacja. Nic zresztą dziwnego, bo bez niej cały biznes kuleje.

- Przy project managemencie przepływ informacji to sprawa kluczowa – mówi Dariusz Sobczak z Galpostera. Zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne procedury PM powinny mieć na uwadze maksymalnie sprawny przepływ informacji. - Dodatkowo, wykwalifikowana kadra składająca się ze specjalistów w swoich dziedzinach, pozwala na optymalizację wszystkich działań – dodaje Sobczak.

Dzięki systematycznie napływającym sprawozdaniom wszystkie strony projektu są na bieżąco informowane o postępie prac, dysponują wiedzą na temat jego przebiegu. Przekazywane w sposób kompleksowy w ustalonym wcześniej trybie informacje pozwalają na egzekucję projektu i ewentualną korektę na każdym etapie prac. Na ich podstawie możliwa jest szczegółowa prognoza dalszego tempa realizacji projektu określenie zakończenia całości prac.
Efektywny proces komunikacji prowadzi do zmniejszenia kosztów i ryzyka projektu.

PM w działaniach outdoor
Na rynku reklamy zewnętrznej Project Management nie jest stosowany na większą skalę. Działania związane z wprowadzeniem produktów na rynek lub otwarciem nowych placówek sieciowych są zwykle częścią szerszego planu marketingowego. Ich realizacja to nic innego jak koordynowanie przekazów reklamowych w wybranych mediach. To zadanie dla fachowców od marketingu i mediaplannerów.
Tymczasem niektóre sieciowe koncerny dbające o efektywność reklamy zewnętrznej i planujące swe wydatki na kilka lat do przodu, wolą uniezależnić się od dostępności powierzchni reklamowych poprzez powierzenie specjalistom zbudowania sieci tablic dedykowanych. Rozpoczyna się wówczas projekt będący początkiem procesu zarządzania tablicami w kolejnych latach.
Na własną dedykowaną sieć mogą sobie pozwolić firmy, dla których outdoor jest jednym z głównych mediów, w których rozgrywa się batalia o klienta, najczęściej batalia cenowa (super- i hipermarkety), ale także takie, które widzą długoterminowe korzyści z budowania wartości marki (koncerny samochodowe, instytucje finansowe). Dla jednych i drugich liczy się elastyczność współpracy, indywidualne podejście i bezdyskusyjne oszczędności w wydatkach reklamowych.
Projekt budowy sieci tablic rozpoczyna się od dokładnego określenia obszaru geograficznego aktywności reklamowej klienta oraz od przekazania najważniejszych informacji o grupie docelowej. Galposter przedstawia następnie starannie wybrane propozycje lokalizacji, które są weryfikowane podczas wspólnych wizyt w terenie. Zarządzanie projektem na dobre rozpoczyna się po wybraniu lokalizacji i rozpoczęciu działań zmierzających do legalizacji montażu nośników reklamowych. W toku tych działań pojawiają się liczne informacje finansowe, administracyjne, techniczne i logistyczne. Ich właściwa i szybka analiza i doskonała komunikacja z klientem daje możliwość zaoferowania ulepszeń i zwiększenia efektywności przyszłej sieci tablic.
Wielką rolę odgrywa oczywiście czas. Termin zakończenia prac jest ściśle określony. W ostatnich kilku latach Galposter zbudował ok. 30 sieci tablic liczących od kilkunastu do nawet ponad 100 lokalizacji, w których zamontowano tablice kierunkowe, klasyczne billboardy, prestiżowe backlighty oraz inne nośniki zgodnie z projektem klienta. Średni czas realizacji każdego z tych projektów, od wstępnego briefu, przez ofertę lokalizacji, legalizację miejsc pod przyszłe reklamy, produkcję nośników i ich montaż, nie przekroczył 6 miesięcy.

PM i outsourcing
Bez wątpienia można powiedzieć, że powierzając project management, zwłaszcza dużego przedsięwzięcia, firmie zewnętrznej mamy gwarancję tańszego, lepszego i bezpiecznego osiągnięcia celu.

Outsourcing procesów biznesowych (Business Process Outsourcing – BPO) staje się obecnie głównym motorem napędowym efektywności w biznesie i może również stać się bodźcem dla zmian strategicznych. Firmy na całym świecie odnoszą profity korzystając z możliwości powierzania realizacji działalności niepodstawowej firmom specjalistycznym. W efekcie mogą skupić się na core biznesie, a odpowiedzialność za proces przenieść na firmę zewnętrzną.
Coraz większą popularność tej formy funkcjonowania związana jest przede wszystkim z obniżeniem kosztów wykonania poszczególnych zadań, a także lepsze ich wykonanie przez firmę specjalizującą się w danej dziedzinie. Z drugiej strony firmy, które przyjmują zlecenia, zdobywają coraz większe zaufanie swoich partnerów, którzy coraz chętniej zlecają zadania do wykonania. Przewiduje się, że obecnie na polskim rynku działać może do dwustu firm outsourcingowych.

Jednak outsourcing to nie tylko tańsze i lepsze wykonanie zadań. Firma zlecająca wykonanie zadania ma dostęp do nowej wiedzy. Dzięki temu outsourcing staje się także znaczącym motorem rozwoju firmy. Jak do tej pory w polskich warunkach outsourcing najlepiej sprawdza się w małych i średnich firmach, gdzie dla pewnych działalności nieopłacalne jest tworzenie osobnego miejsca pracy i zatrudnianie na stałe fachowca z danej dziedziny.
(ramka1)
Zalety powierzenia PM firmie zewnętrznej:
• optymalizacja kosztów obsługi,
• podniesienie bezpieczeństwa organizacji,
• przyjmowanie bez ograniczeń dodatkowych zleceń,
• nie ponoszenie ryzyka kosztów pozyskania pracowników oraz ich szkolenia,
• niskie koszty zarządzania kontraktem,
• dostęp do specjalistów z wielu dziedzin,
• większa elastyczność.

Tekst: Łukasz Misiurkiewicz, Galposter; Aleksandra Iżycka, KMC