logo
WIEDZA

Przepis na udany event

Mateusz Zawiślak  PR 06.03.2018, przeczytano 568 razy

Branża eventowa w ostatnich latach rozwija się bardzo dynamicznie. Wydarzenia firmowe, konferencje czy targi stały się niezwykle istotnym narzędziem komunikacji marketingowej, wykorzystywanym przez marki do promocji produktów i usług. Coraz większą rolę odgrywają także w sferze publicznej, gdzie poprzez ciekawe eventy promowane są konkretne projekty i idee. Niezależnie od tego, dla kogo event powstaje i jaka jest jego tematyka, należy pamiętać o kilku kwestiach.


Artykuł pochodzi z portalu Signs.pl: https://www.signs.pl/przepis-na-udany-event,35680,artykul.html

Doświadczony partner

Przygotowanie eventu to złożony proces, w ramach którego należy zadbać o wiele aspektów. Wbrew pozorom to nie tylko wybór miejsca i oferty cateringowej, ale też zorganizowanie dodatkowych atrakcji, zapewnienie kwestii bezpieczeństwa, stworzenie scenografii oraz wiele detali, które muszą znaleźć swoje miejsce w ściśle określonym planie i harmonogramie, zarówno samego wydarzenia, jak i prac przygotowawczych. Właśnie dlatego planując taki event warto powierzyć jego przygotowanie specjalistom, którzy wsłuchując się w potrzeby i oczekiwania klienta zaproponują swoją wizję. Zwłaszcza, że organizacja imprezy własnymi siłami wcale nie musi oznaczać oszczędności, ponieważ wiele zadań i tak będzie trzeba powierzyć podwykonawcom. Tymczasem agencja eventowa i doświadczony zespół specjalistów z łatwością skoordynuje całość prac.

Najważniejszy jest plan

Mówiąc o planie w kontekście wydarzenia mamy na myśli nie tylko harmonogram samego eventu, ale cały zakres prac, które należy wykonać, aby go przygotować i zakończyć z powodzeniem. Logistyka eventu zakłada poukładanie wszystkich procesów przed, w trakcie, jak również po wydarzeniu.

Pierwszym krokiem, niezależnie od tego, z jakim wydarzeniem mamy do czynienia, biorąc pod uwagę skalę czy temat, jest opracowanie koncepcji. Musimy ustalić co chcemy osiągnąć i do kogo się kierować. Zrozumienie potrzeb i oczekiwań klienta jest kluczowe.

Cały pomysł na event należy rozłożyć na czynniki pierwsze, a więc rozpisać do najmniejszych, pojedynczych zadań. Podczas samego wydarzenia kluczowe jest odegranie każdej sekundy z harmonogramu. Każdy, nawet najmniejszy element ma znaczenie – opóźnione nawet o kilka sekund włączenie światła czy muzyki może zaburzyć odbiór całości i popsuć atmosferę.

Indywidualne podejście

Każde wydarzenie, jakie organizujemy, powinno być traktowane jako nowe przedsięwzięcie. Nawet jeśli to cykliczne spotkanie, nie można powielać schematu, ponieważ w  ten sposób nie zainteresujemy gości. Owszem, można wykorzystać pewne sprawdzone elementy, ale dostosowując je do określonej sytuacji. Zasadniczo podczas organizacji mamy do czynienia z tymi samymi komponentami, takimi jak: transport, wyżywienie, atrakcje, zakwaterowanie, podwykonawcy, zabezpieczenie medyczne, terminy i wiele innych, które przy każdym evencie należy na nowo poukładać.

W branży eventowej można mówić o różnych trendach i modach, które trafiają do konkretnej grupy docelowej. Ich wykorzystywanie przy organizacji eventu jest dobrym pomysłem, ale należy podejść do projektu indywidualnie, ponieważ każde zastosowane rozwiązanie musi pasować do wizerunku organizatora.

Efekt WOW

Przy organizacji eventów bardzo często pojawia się stwierdzenie „efekt WOW”, którego zwykle oczekują klienci. Problem stanowi to, że efekt ten nie ma definicji. Chodzi po prostu o zaskoczenie klienta i jego gości, tak aby podnieść jakość odbioru wydarzenia i sprawić, aby zapadło ono uczestnikom w pamięć. Wyróżniający design, czy ciekawe wykorzystanie multimediów lub nowinek technologicznych to elementy wpływające na „efekt WOW”.

Obecnie na rynku jest wiele rozwiązań i technik, które można wykorzystać. Np. VR pozwala pokazać, jak powstaje dany produkt, czyli przenieść odbiorcę do fabryki, a obrazy pojawiające się w rozdzielczości HD, których praktycznie można dotknąć, przyciągają uwagę gości. Z drugiej jednak strony coraz trudniej jest zaskoczyć odbiorcę czymś, czego jeszcze nie zna i wyróżnić się na tle konkurencji.

Znane nazwiska

Z branżą eventową często kojarzone jest zaangażowanie osób znanych: aktorów, piosenkarzy, sportowców, czy coraz częściej gwiazd internetu i influencerów. Uważa się, że ich obecność w roli gości specjalnych czy prelegentów podniesie prestiż eventu i przyciągnie media. Owszem, często jest to duży plus imprezy i magia znanego nazwiska pozytywnie przekłada się na odbiór całości, reakcje gości, zainteresowanie mediów czy wpływa na samą promocję imprezy. Trzeba jednak pamiętać, że zawsze do pomysłu zaangażowania celebryty należy podejść indywidualnie, gdyż nie w przypadku każdego wydarzenia będzie to wskazane. Dla przykładu, jeśli celem spotkania jest prezentacja projektu i ma ono czysto merytoryczny charakter, obecność gwiazdy może odwracać uwagę od meritum. Jeśli natomiast mamy do czynienia z imprezą, która wymaga poprowadzenia, warto zaangażować znanego konferansjera, chociażby ze względu na jego doświadczenie i obycie ze sceną.

Źródło: BERM Creative Production Group

Dodatkowe informacje:

Autor:
Olga Zalewska, Project Manager BERM Creative Production Group

PR - Tekst opublikowany bezpłatnie na podstawie promocyjnych materiałów prasowych. Redakcja nie odpowiada za jego treść.

REKLAMA

Komentarze

Zaloguj się i dodaj komentarz

Najnowsze w tym dziale:

Ideacto o nowej stronie Eurobanku
Nowa platforma komunikacyjna eurobanku stawia na ukazanie świata bankowości w bardziej przystępnej dla Klientów formie. eurobank.pl nie tylko nawiązuje do niecodziennych potrzeb najbardziej wymagających Klientów, ale także wprowadza bardziej funkcjonalne rozwiązania. Za badania zachowań użytkowników, opracowanie projektu funkcjonalnego oraz nowy projekt graficzny odpowiadała...
Czasami ludzie pracujący z opakowaniami żywności czują się przytłoczeni wszystkimi przepisami i normami, które ustalono, aby zagwarantować bezpieczeństwo. Przepisy dotyczące pakowania produktów technologii medycznej („medtech”) są równie złożone. Produkty te wytwarzane są w sterylnym środowisku, a następnie muszą...
Strona WWW: Czego klienci oczekują od projektanta i wykonawcy?
Firmowa strona www powinna mieć wersję na urządzenia mobilne, pozwalać właścicielowi na edytowanie treści i zawierać formularz kontaktowy – wynika z analizy serwisu Oferteo.pl. Co ciekawe, w odróżnieniu od wyników poprzednich edycji badania, przedsiębiorcy częściej zlecają wykonawcom przebudowę już istniejącej strony niż zaprojektowanie od początku...
Social Customer Care – jego rola i znaczenie
Coraz częściej mówi się o braku lojalności klientów oraz zmianie roli social media. Nie chodzi już tylko o budowanie społeczności, ale o prowadzenie działań zasięgowych. Należy więc zastanowić się, jaką formę powinny przyjąć nasze działania i w jakim kierunku będzie rozwijać się Social Customer Care.
Od ulgi na start po duży ZUS. Poradnik dla przedsiębiorców
Wysokość składek opłacanych na ubezpieczenia społeczne to według przedsiębiorców największa bolączka prowadzenia biznesu w Polsce – wynika z Badania Polskiej Mikroprzedsiębiorczości 2018. W obecnym systemie prawnym istnieją jednak różne możliwości rozliczania się z ZUS-em. Eksperci inFakt podpowiadają, jaki rodzaj oskładkowania można wybrać w...
 
Signs.pl - Portal polskiej reklamy wizualnej © 1997-2018 ICOS. Wszystkie prawa zastrzeżone