Rok po RODO: agencje kontra dziennikarze

Naszym celem nie była ocena treści klauzul czy systemów informatycznych, którymi dysponują badane podmioty. Chcieliśmy jednak sprawdzić, czy branża public relations zdążyła się już przygotować na realizację próśb oraz praw osób, których dane przetwarza.

Badanie prowadzone było od lutego do okolic połowy maja br. Składało się z trzech etapów:

• wyrażenie zainteresowania otrzymywaniem informacji od agencji lub firmy oraz prośba o dopisanie do bazy danych – I etap;
• prośba o informację, jak przetwarzane są dane osobowe pytającego dziennikarza – II etap;
• prośba o usunięcie z bazy kontaktów – III etap.

Pierwsze wrażenia

Zaskakujące wnioski z przeprowadzonego badania:

• nawet firmy profesjonalnie zajmujące się komunikacją w wielu przypadkach nie potrafią właściwie reagować na zainteresowanie otrzymywaniem informacji o markach, dla których pracują;
• pytanie o to, w jaki sposób przetwarzane są dane, bardzo często odbierane jest jako niezadowolenie lub wręcz pretensja, a reakcje odpowiadających wręcz zaskakują – w kilku przypadkach odpowiedzią było pytanie, czy dane mają zostać usunięte z bazy, lub dane zostały usunięte nawet bez takiego pytania, choć dziennikarz wcale o to nie prosił;
• w kilku przypadkach pomimo potwierdzenia, że dziennikarz znalazł się w bazie kontaktów medialnych, podmiot nigdy nie przesłał żadnej informacji. Mogło to być wprawdzie podyktowane brakiem informacji z interesującego obszaru tematycznego w badanym okresie, ale nadal dość interesujący jest brak chęci szybkiego wykorzystania nowego kontaktu z bazy.

- Wprawdzie nie ma to związku bezpośrednio z badaniem, ale warto zauważyć, że tylko jedna z agencji PR zaprosiła dziennikarza na spotkanie, aby zbudować relację. Zdecydowanie wypada wyróżnić takie podejście. - Milena Wilkowska, Maruta Wachta, radca prawny, dla fundacji internetPR.pl

Wyniki testu – agencje PR

• dziennikarzowi udało się znaleźć w bazie kontaktów medialnych w przypadku 45% agencji
• 55% agencji, w których bazach dziennikarzowi udało się znaleźć, dodało go do nich w pełni poprawnie – odesłało dziennikarza do formularza (22%) lub przesłało treść obowiązku informacyjnego (33%)
• zupełny brak odpowiedzi na prośbę dziennikarza o dopisanie do bazy zdarzył się w 40% przypadków, przy czym dodatkowo jeden z adresów kontaktowych okazał się nieaktywny – w skrzynce dziennikarza pojawiła się informacja zwrotna o braku doręczenia maila
• w przypadku 10% agencji pomimo wymiany maili finalnie dziennikarz nie znalazł się w bazach, było to tłumaczone brakiem interesujących informacji (5%) – co mimo wszystko można odczytać pozytywnie, jako brak chęci spamowania – lub wynikało z nagłego i niezrozumiałego zaniechania komunikacji (pozostałe 5%)
• 78% agencji, w których bazach dziennikarz się znalazł, poprawnie odpowiedziało na prośbę o udzielenie informacji, w jaki sposób przetwarzane są jego dane
• udzielenie odpowiedzi na pytanie o szczegóły przetwarzania danych w 29% przypadków było dopiero pierwszym momentem, kiedy dziennikarz otrzymał jakiekolwiek informacje prawne
• 22% agencji zignorowało mail z pytaniem o szczegóły przetwarzania danych
• 100% agencji, które poprawnie odpowiedziały na pytanie o szczegóły przetwarzania danych, niezwłocznie zrealizowało też prośbę o usunięcie z bazy (realizacja do 72 h od wyrażenia takiej chęci przez dziennikarza z pominięciem weekendu)

Warto odnotować, że dopytanie o szczegóły przetwarzania danych nie było w kilku przypadkach konieczne – w stopce maili wysyłanych przez agencję umieszczono link prowadzący do miejsca, w którym o wszystkim można się było dowiedzieć.

Wyniki testu – firmy

• dziennikarzowi udało się znaleźć w bazie kontaktów medialnych w przypadku 58% firm
• 18% firm, w których bazach dziennikarzowi udało się znaleźć, dodało go do nich w pełni poprawnie – odesłało dziennikarza do formularza (nikt nie potwierdził dodania do bazy wysyłką treści obowiązku informacyjnego, jedna firma tłumaczyła się później problemami technicznymi przy dołączaniu stosownej klauzuli do treści maila)
• zupełny brak odpowiedzi na prośbę dziennikarza o dopisanie do bazy zdarzył się w 26% przypadków
• w przypadku 16% firm pomimo wymiany maili finalnie dziennikarz nie znalazł się w bazach – było to tłumaczone brakiem chęci spamowania (11%) lub wynikało z nagłego i niezrozumiałego zaniechania komunikacji (pozostałe 5%)
• 64% firm, w których bazach dziennikarz się znalazł, poprawnie odpowiedziało na prośbę o udzielenie informacji, w jaki sposób przetwarzane są jego dane
• udzielenie odpowiedzi na pytanie o szczegóły przetwarzania danych w 86% przypadków było dopiero pierwszym momentem, kiedy dziennikarz otrzymał jakiekolwiek informacje prawne
• 36% firm albo w ogóle nie odpowiedziało na mail z pytaniem o szczegóły przetwarzania danych (9%), albo zrobiło to tak, że w mailu zwrotnym nie znajdowała się faktyczna odpowiedź na pytanie (27%)
• 29% firm, które poprawnie odpowiedziały na pytanie o szczegóły przetwarzania danych, niezwłocznie zrealizowało też prośbę o usunięcie z bazy (realizacja do 72 h od wyrażenia takiej chęci przez dziennikarza z pominięciem weekendu)

Podobnie jak w przypadku agencji PR, tak i tutaj warto odnotować, że bardzo przyjemnym rozwiązaniem jest link w stopce maila z informacją prasową prowadzący do miejsca, gdzie można dowiedzieć się wszystkiego na temat przetwarzania danych osobowych w dziale komunikacji danej firmy.

Założenia i przebieg testu

Podczas I etapu nasz dziennikarz do każdego podmiotu wysłał mail z prośbą o dopisanie do bazy. Adres wybrany do pierwszego kontaktu był pierwszym adresem kontaktowym, który pojawił się na stronie biura prasowego organizacji (w przypadku braku biura prasowego był to ogólny kontakt znaleziony w witrynie).

Rejestrując odpowiedzi (lub ich brak), szczególną uwagę zwracano na fakt, czy sukcesowi w postaci dopisania do bazy towarzyszyło otrzymanie niezbędnych informacji prawnych, tj. czy przesłany został link do formularza z zawartymi w nim klauzulami lub czy w mailu potwierdzającym dopisanie do bazy podana została treść obowiązku informacyjnego. W przypadku braku jakiejkolwiek odpowiedzi prośba była ponawiana.

W II etapie po 45 dniach od znalezienia się w bazie (w przypadku podmiotów, które zareagowały dopiero po mailu przypominającym, po odpowiednio mniejszej liczbie dni) dziennikarz wysłał mail z pytaniem o to, w jaki sposób przetwarzane są jego dane osobowe – kto jest administratorem? w jakim celu i na jakiej podstawie znajduje się w bazie? itd.

Po otrzymaniu takich informacji, podczas III etapu, dziennikarz poprosił o usunięcie z bazy. W przypadku tej prośby badana była nie tyle jej realizacja, ile niezwłoczna realizacja – w czasie nieprzekraczającym 72 h od momentu jej zgłoszenia z pominięciem weekendu. Ponieważ zgłoszenia tego typu wynikają w większości przypadków z niezadowolenia dziennikarzy, takie roszczenie warto zaspokoić jak najszybciej.

W badaniu uczestniczyły agencje PR (kolejność przypadkowa): Partner of Promotion, MSL Group, Neuron, Hill + Knowlton Strategies, 24/7 Communication, Grayling Poland, Solski Communications, InnerValue, 38PR & Content Communication, Havas PR Warsaw, Linkleaders, NBS Communications, Publicis Consultants, Clue PR, Genesis PR, TBT i Wspólnicy, Brandscope, Grupa Onboard, Garden of Words, Walk.

- W badaniu uczestniczyły firmy (kolejność przypadkowa): PKN Orlen, PGNiG, Energa, PZU, Grupa Lotos, PGE, KGHM Polska Miedź, PGL Lasy Państwowe, Cinkciarz.pl, PKO BP, Enea, Asseco Poland, Cyfrowy Polsat, Grupa Azoty, PPHU Specjał, Neuca, AB, Polska Grupa Górnicza, Lewiatan. - Emilia Zakrzewska, wiceprezes PSPR, dla fundacji internetPR.pl

Komentarz końcowy

Wizją Fundacji internetPR.pl jest budowanie silnej i nowoczesnej branży public relations. Chcemy wspierać dobry PR, pomagać w wymianie doświadczeń, a także badać, analizować i komentować zjawiska na rynku branżowym oraz w społeczeństwie.

Badanie agencji PR i firm w rok po wprowadzeniu RODO miało za zadanie wskazać obszary, w których branża mogłaby się poprawić na poziomie operacyjnym – widocznym na zewnątrz dla dziennikarza. Nie oceniano zgodności podmiotów z RODO – to o wiele bardziej skomplikowana kwestia, w ramach której należałoby m.in. przyjrzeć się rozliczalności operacji prowadzonych na danych (a zatem systemom informatycznym), zbadać treść klauzul prawnych, a także przeanalizować dokumentację wewnętrzną firmy – Fundacja nie ma możliwości ani kompetencji do oceny tych obszarów.

Konkluzją wynikającą z przeprowadzonego badania jest konieczność edukacji rynku. RODO jest postrzegane jako problem, choć działa w interesie branży usług PR-owych. W praktyce reguluje obrót danymi i będzie wpływało na profesjonalizację rynku.

Razem z organizacjami branżowymi i partnerami będziemy starali się pokazywać, że RODO w public relations to szansa. W tę edukację chcą się zaangażować Polskie Stowarzyszenie Public Relations, kancelarie prawne wyspecjalizowane w kwestiach RODO i dostawcy oprogramowania.

Badanie o nieco zmienionej metodologii będzie kontynuowane w przyszłości również sektorowo dla różnych branż.