Rozsiana struktura agencji — czyli jak wszyscy pracują w kreacji

Rozsiana struktura agencji to nie jest nowy wynalazek. Z powodzeniem funkcjonuje on w wielu agencjach na zachodzie i stamtąd ta idea przyszła do nas. Dlaczego jest bardziej produktywna i dlaczego niektóre polskie firmy ją mają, mimo że o tym nie wiedzą? Zapraszam lektury :)

1. Co to jest rozsiana struktura?

To bardzo proste. Wyobraź sobie, że nie ma działów w pracy. Żadnej kreacji, żadnego client service, żadnego IT. Wszyscy są przemieszani ze sobą. Pomyślicie, że wprowadza to chaos? Otóż nie koniecznie. Jednak aby to zrozumieć, trzeba przeanalizować prace na projektach.

W każdej agencji są specjalne CRM-y do pracy na taskach. Każdy raportuje tam prace, wrzuca pliki. Do komunikacji na projektach służą komunikatory, które pozwalają na trzymanie konwersacji o danym projekcie w jakiś ryzach. Jeśli projekt prowadzimy werbalnie, poprzez dogadywanie się słowne, nie każdy będzie wiedział co się aktualnie dzieje. Bo akurat był w toalecie, na papierosku, na zdalnym, bądź słuchał muzyki.

Jaki więc cel siedzenie rozsianym po biurze? Wymianę myśli. Jeśli pracujemy nad jednym projektem w zamkniętej grupie, często zamykamy się w percepcji ludzi uczestniczących w nim. Tracimy świeżość, spojrzenie kogoś z zewnątrz. Dlatego w neiktórych firmach przeprowadza się testy korytarzowe, które są namiastką zderzenia pomysłów z grupą docelową. Jeśli natomiast siedzimy rozsiani, mamy obok siebie osoby, które mają inną perspektywę niż zespół, swoje doświadczenia, zazwyczaj różne od naszych.

2. Jak funkcjonują duże agencje?

Wyobraźcie sobie mecz koszykówki. Mamy 5 osób, które grają po to, aby wrzucić piłkę do kosza, po przeciwległej stronie boiska. Teraz wyobraźcie sobie sytuacje, w której po każdym podaniu, gracz schodzi do szatni i nie bierze już udziału w meczu. Tak właśnie wygląda praca na projektach w liniowym podziale pracy. Strategia przygotowuje brief, na którym potem pracuje kreacja, następnie projekt realizowany jest przez dział IT, a potem testowany i upubliczniany. Każdy z działów traci kontrole nad projektem, w momencie podania pałeczki dalej, nierzadko nie widząc co się dzieje z nim dalej, do czasu jego opublikowania.

To jest dopiero chaos.

3. Krok dalej, czyli każdy pracuje w kreacji.

W Dziadku mamy zasadę, że każdy dział bierze udział w projekcie do jego końca, na każdym etapie mogąc decydować o jego ostatecznym kształcie. Każda z osób ma pieczę nad tym, żeby projekt zmierzał do celu, w obranych i zaakceptowanych przez wszystkich ramach. Jeśli kreacja nie jest egzekucją strategii, to finalny efekt może być gorszy, dlatego strateg jest w projekcie do końca, bo on zna ramy projektu najlepiej. Dlatego jest on w kreacji jedną nogą. Coś doradzi, coś zmieni, coś zablokuje, aby cel został osiągnięty.

Nie ma nic gorszego, niż kreacja, która nie poprawia wyników klienta, bądź nie realizuje celu.

 Account manager jest najbliższą klientowi osobą w projekcie, znają się, gadali ze sobą, wiedzą czego strony oczekują. Dlatego jest głosem klienta, podczas trwania prac nad projektem. Jest bezpiecznikiem, który powie, że coś jest za daleko, bądź czymś, czego klient oczekuje. Nierzadko jest w stanie uargumentować przekonująco dany pomysł klientowi. To cenne, gdy ma się za cel wygranie przetargu pomysłem, który trafi do klienta najlepiej. Bo jeśli jeszcze nie wiecie, w przetargach nie koniecznie wygrywają najlepsze pomysły, tylko takie, które będą odpowiadały na zadany w briefie problem najlepiej, z punktu widzenia klienta.

4. Jak rozsiana struktura wpływa na pracę całej agencji

Jak ktoś jest od wszystkiego to jest od niczego. - Friedrich Nietzsche

Jeżeli każdy ma wpływ na projekt, to kto jest za niego odpowiedzialny. Otóż każdy, ale na różnych etapach. Praca nad przetargiem lub projektem wymaga zaufania do wszystkich osób w teamie. Dlatego jest ważne, aby cały team składał się z doświadczonych osób, co do których nie ma wątpliwości, że wiedzą co robią. Jednak każdy projekt ma fazy. Tak jak księżyc ma fazy :)

Jeżeli jesteśmy na etapie strategii, to każdy może ją zakwestionować, ale finalny głos ma strateg. Podobnie podczas wymyślania kreacji, to kreacja ma ostatnie słowo. Kosztorysy również mogą komentować osoby zaangażowane w projekt. Dlaczego? Bo kosztorys zawsze można optymalizować. Account manager wie co ile kosztuje, jeśli cos jest za drogie, optymalizuje się to poprzez rozmowy z kreacją, w taki sposób, aby nie stracić jakości, ale zapłacić mniej. Bo na przykład nagranie 6 video zajmie 2 dni zdjęciowe, a 5 video tylko jeden. Jaka różnica w kreacji? Niemal znikoma, a w cenie? Podwójna. Jak już pisałem przetargi, wygrywa się wieloma zmiennymi, jednym z najważniejszych jest cena, cokolwiek by nie mówił klient i branża.

Każdy podczas pracy nad projektem czuje, że ma na niego wpływ, a więc traktuje go nie jako coś co muszę zrobić do 12:00 i zapomnieć, tylko coś, co muszę dowieźć do końca, w jakiej jakości akceptuje. To sprawia, że team mocniej angażuje się w prace i jest w stanie wypracować coś lepszego, efektywniejszego czy po prostu ładniejszego. To nobilitujące, a nie deprecjonujące pracowników.

5. Konkluzja

Jakie są najważniejsze cechy takiego rodzaju pracy?

• Każdy ma wpływ na swoją prace, widzi efekty, czuje dumę z tego co robi
• Pracownicy pracują wspólnie, jest większa wymiana myśli, więcej perspektyw
• Zespół pracuje razem, ufa sobie, nabiera więcej pewności siebie a także jest prawdziwym zespołem, nie tylko z nazwy
• Większy wachlarz pomysłów. Każdy jest ograniczony swoim doświadczeniem, im więcej doświadczeń, od różnych osób, tym lepiej dla projektu
• trzymasz projekt w ryzach. Nie zbaczasz z obranej ścieżki, nie wprowadzając jednocześnie ograniczeń, bo wszystko można zmienić, na każdym etapie projektu.
• Budujesz różnorodność myśli, poprzez współpracę ludzi z różnych zawodów, w ramach jednego biurka i jednej branży marketingowej.

Czy do was pasuje taka organizacja pracy? Łatwo to sprawdzić, wdrażając na określony okres czasu. Nic to nie kosztuje a może poprawić efekty i wśród zespołu i dla klientów. Żal nie spróbować :)