System do zarządzania Mnumi w drukarni Digital 1

Drukarnia Digital 1 to znana od wielu już lat na rynku trójmiejskim drukarnia, specjalizująca się w produkcji szeroko pojętego akcydensu dla klientów bezpośrednich, ale również agencji reklamowych, firm i instytucji, a także – w przypadku niskich nakładów - dla drukarń offsetowych z regionu. Zajmuje się kreacją, wykorzystując najbardziej profesjonalne rozwiązania graficzne, tworzy oryginalne projekty i oferuje wszelkie usługi z tym związane: projektowanie graficzne, skład i łamanie tekstów, archiwizację danych na CD itp., ale przede wszystkim drukowanie, w czym od lat się specjalizuje. Jej właściciel zawsze bacznie przygląda się zmianom rynkowym, aby dostosować do nich swoją ofertę. Od pewnego czasu przyglądał się więc systemom do zarządzania przedsiębiorstwem, bo wiedział, że wobec zmieniającej się sytuacji rynkowej ta właśnie inwestycja będzie w najbliższym czasie priorytetem dla jego firmy. 

„Jeszcze do niedawna obsługiwaliśmy przede wszystkim klientów z Trójmiasta – mówi Rafał Wojciechowski. - W Sopocie i Gdańsku jest wiele restauracji, hoteli i sklepów, które drukowały u nas swoje wizytówki, foldery, broszury, ulotki czy inne materiały reklamowe w niskich nakładach, realizowane szybko i na czas. Ostatnio jednak coraz częściej właściciele klubów, restauracji czy barów wykorzystują Facebook jako miejsce do informowania swoich klientów o nadchodzących wydarzeniach, promocjach itd. W związku z tym zapotrzebowanie na drukowanie spada, co jest naturalnym znakiem obecnego czasu. Dlatego doszedłem do wniosku, że nie warto obrażać się na rzeczywistość, ale należy wprowadzić zmiany, które zabezpieczą nas przed tą nową sytuacją i poszerzą nasze możliwości w zakresie obsługi klientów, również tych spoza Trójmiasta. Zasadniczą okazał się więc dla nas system do zarządzania. Wybór padł na Mnumi, bo to doskonałe narzędzie, które spełnia wszystkie nasze potrzeby i oczekiwania. Istotnym był dla nas fakt, że jego autorami są drukarze, co przełożyło się na jakość działania systemu. Jest on skrojony na potrzeby każdej drukarni, będąc jednocześnie narzędziem elastycznym, które można dopasować do własnych potrzeb”. 

Rafał Wojciechowski wspomina, że samo wdrożenie nie było łatwe. „Nie należy oczekiwać, że system do zarządzania wdroży się sam, a jeszcze dodatkowo sam uporządkuje nasze przedsiębiorstwo. To nie jest możliwe w przypadku jakiegokolwiek rozwiązania. Wdrożeniu trzeba na początku poświęcić trochę czasu, ale jest to czas niezmiernie cenny, bo daje nam nowe spojrzenie na nasz własny biznes, co skutkuje cennymi wnioskami. Warto wspomnieć, że firma Mnumi – producent systemu – jest w tym zakresie niezmiernie pomocna. Szkolenia, pomoc na miejscu w drukarni na początku działania systemu, wszelkie podpowiedzi przedstawicieli Mnumi – były dla nas bardzo cenne. I mimo iż początki nie były łatwe, zupełnie nie wyobrażamy sobie obecnie pracy bez tego narzędzia”.

Mnumi to kompleksowy system do obsługi drukarni. Obejmuje on zarządzanie obiegiem prac – od przyjęcia zamówienia (zarówno drogą tradycyjną, jak również przez Internet), jego obsługę przez Biuro Obsługi Klienta, poprzez realizację zlecenia (w drukarni, introligatorni), aż po pakowanie i wysyłkę. Pozwala również sprawnie zarządzać płatnościami, a co najważniejsze – skutecznie zarządzać całym przedsiębiorstwem. 

„Poszczególne elementy systemu – mówi Rafał Wojciechowski - pozwalają nam nie tylko na zwiększenie w przyszłości sprzedaży poprzez możliwość oferowania jej przez Internet (co umożliwia nam rozwój i jest rozwiązaniem na nową sytuację rynkową, z którą musimy się mierzyć), ale również poprzez tworzenie odpowiednich szablonów i formularzy, które pozwalają na zwiększenie jej efektywności. Mnumi ułatwia więc nie tylko pracę pracownikom naszej drukarni, ale także umożliwia naszym klientom przygotowywanie własnych, dowolnych projektów, jak również korzystanie z edytorów kalendarzy i fotoalbumów – wszystko znajduje się na naszych stronach www.digital1.pl, a obsługa systemu jest niezmiernie prosta. Kolejna rzecz to kalkulacje, które w systemie przeprowadza się w tempie niemalże ekspresowym. To ważna funkcja biorąc pod uwagę, że dziennie mieliśmy w tym zakresie spore potrzeby i stale się zwiększały w ostatnim czasie. Teraz przygotowanie kalkulacji zajmuje nam zaledwie chwilę, ale również część z nich może przeprowadzić sam klient, który niemal natychmiast wie, ile będzie kosztowało u nas wykonanie jego zlecenia. Warto wspomnieć, że nasi klienci na każdym etapie wykonywania przez nas pracy mają możliwość sprawdzania na bieżąco statusu swoich zamówień. Jest to dla nich wygodne rozwiązanie, a my dzięki temu oszczędzamy czas związany z informowaniem co się dzieje z danym zamówieniem. Wbrew pozorom, przed wdrożeniem systemu zajmowało nam to sporo czasu. Teraz system może wysyłać do naszych klientów sms-y i e-maile z powiadomieniem o rozpoczęciu i zakończeniu produkcji. Mnumi eliminuje również błędy, jakie mogą się zdarzyć w codziennej pracy – wszystko jest rejestrowane w systemie, odpowiednio ustawiane, dzięki czemu czujemy się dużo spokojniejsi niż miało to miejsce przed wdrożeniem. Warto wspomnieć, że nasi klienci mogą również sami sprawdzać stan swoich rozliczeń, a także samodzielnie drukować faktury. Mnumi umożliwia również wysyłkę faktur w wersji elektronicznej oraz obsługę wielu metod płatności”. 

System umożliwia również wznawianie prac. „W przypadku powtarzających się zamówień – podkreśla Rafał Wojciechowski - to szczególnie cenna funkcja, bo znacząco przyspiesza ich realizację – nie musimy teraz poszukiwać danego zamówienia np. sprzed roku, bo jest ono skatalogowane i przypisane danemu klientowi. Kolejne korzyści dla nas to usprawnienie pakowania i wysyłki zleceń – wszystko teraz ma swoje odpowiednie miejsce, jest dokładnie oznaczone w systemie, co po pierwsze usprawnia naszą pracę, a po drugie pozwala na uniknięcie jakichkolwiek błędów”. 

Rafał Wojciechowski ceni sobie również możliwość spojrzenia nas swoją firmę poprzez dane, jakie można uzyskać z systemu: wielkość sprzedaży (w tym poszczególnych produktów), jej rentowność, wszelkiego rodzaju raporty i szereg innych informacji pozwala mu teraz na sprawniejsze zarządzanie swoim przedsiębiorstwem. 

„Dzięki systemowi mamy więcej czasu i spokoju, co jest dla nas bardzo cenne. Muszę przyznać, że przyglądałem się wielu rozwiązaniom tego typu. Jednak to, co oferuje Mnumi jest narzędziem doskonałym i jesteśmy z niego bardzo zadowoleni, podobnie zresztą jak ze współpracy z firmą Mnumi. Warto podkreślić, że wdrożenie przebiegło bardzo szybko (trwało niecałe trzy miesiące), a dostawca systemu był nam pomocny na każdym etapie służąc nam swoją wiedzą i doświadczeniem. Inwestycja była więc dla nas strzałem w dziesiątkę”.