Twój e-mail trafił do SPAM-u? Sprawdź co radzą eksperci

Większość nadawców nie zdaje sobie sprawy z działania mechanizmów stojących za odrzuceniem e-maila. Dotyczy to w równym stopniu prywatnych autorów wiadomości, jak też pracowników korporacji, które planują kampanie marketingowe. O ile dla tych pierwszych jest to co najwyżej frustrujące, dla firmy ma już dużo większe znaczenie. Z mechanizmem filtru antyspamowego zazwyczaj zapoznani są jedynie pracownicy działu IT. Tymczasem kampanie mailingowe wysyłają nie oni, a działy odpowiedzialne za kontakt z klientem – sprzedaż, marketing, obsługa klienta.

Filtr antyspamowy – pomoc czy problem?

Brak podstawowych informacji obniża skuteczność kampanii marketingowych i informacyjnych, ponieważ część adresatów nie otrzymuje wiadomości. Pogarsza się również wizerunek przedsiębiorstwa, które nie potrafi poprawnie wysłać e-maila.

– Filtr zwykle działa na zasadzie przyznawania punktów karnych. Jeśli wiadomość zbierze wartość przekraczającą normy ustalone przez administratora, zostanie uznana za spam. Wykonanie szablonu wiadomości e-mail poprawnie wyświetlającego się na większości programów pocztowych oraz webmaili i jednocześnie unikającego wszystkich pułapek związanych z testami antyspamowymi, jest zadaniem, które wymaga dużego doświadczenia. Nie zwalania to oczywiście wysyłającego z konieczności poszanowania prawa i dobrych praktyk podczas prowadzenia kampanii mailingowych – wyjaśnia Grzegorz Sieheń, dyrektor zarządzający spółki Limtel, a także ekspert w zakresie systemów antyspamowych.

Ocenie podlegają wszystkie części składowe wiadomości: domena i adres IP, z którego wiadomość zostaje wysłana, zamieszczone grafiki, nagłówki, a także sama treść wiadomości. Dużo punktów karnych może zebrać tytuł e-maila. Filtr antyspamowy wyszukuje przede wszystkim nazwy popularnie reklamowanych przez Internet produktów, a także sformułowania, które widnieją w jego bazie danych jako powiązane z niechcianymi e-mailami. Spamerzy próbowali obchodzić to ograniczenie. Umieszczali w tytule wiele znaków przestankowych (jak przy oddzielaniu liter w wyrazie za pomocą kropek – przykład: b.l.o.k.a.d.a.), zapisywali go wielkimi literami (BLOKADA) lub podkreślali znakami, które nie są literami ani cyframi ($$$$blokada$$$$).

Dlatego w nowych wersjach filtrów takie działania mogą być potraktowane jako wysyłanie spamu, nawet jeśli sama wiadomość jest neutralna. Niechciane frazy są wyszukiwane również w treści samej wiadomości. W tej ostatniej program sprawdza, oprócz słów kluczowych, stosunek elementów graficznych do tekstu – zbyt duża ilość obrazów jest kolejną przyczyną wpadania maila do folderu SPAM.

Niezbędne dodatkowe oprogramowanie

Lista „wykroczeń”, za które wiadomość może uzyskać punkty karne, wciąż jest aktualizowana. Dlatego przygotowanie kampanii mailingowych warto oprzeć o program, który sprawdzi, czy nie przekroczono dopuszczalnych granic. Dobra aplikacja powinna przetestować wiadomość za pomocą popularnych filtrów antyspamowych. Dzięki temu wyszuka punktowane elementy wiadomości i zasugeruje użytkownikowi ich zmianę. Wiedza o tym, co traktowane jest jako spam, pozwoli wysyłającemu uniknąć większości błędów związanych z umieszczaniem nieodpowiednich nagłówków czy budzących zastrzeżenia fragmentów treści. Pewne sformułowania trzeba jednak stosować w komunikacji biznesowej. Warto wówczas postarać się o zbicie ich poprzez uwiarygodnienie emaila.

– Wiadomość może uzyskać również pozytywne punkty, które do pewnego stopnia zrównoważą wyrażenia pojawiające się w nagłówku i treści maila. Poczta zaopatrzona w podpis cyfrowy i wysłana z adresu IP autoryzowanego dla danej domeny, ma znacznie większą szansę na dotarcie do adresata. Ważne jest również, aby serwery, które wysyłają mailing, zachowywały się podobnie, jak maszyny obsługujące zwykły ruch pocztowy. Mailing wysyłany bez poszanowania standardów komunikacji jest często uznawany za spam – podpowiada Grzegorz Sieheń.

Poświęcenie większej uwagi na właściwe sformułowania oraz skorzystanie z odpowiedniego oprogramowania pozwoli nam przygotować nawet masową wysyłkę mailową bez ryzyka, że trafi ona do folderu SPAM i tym samym postawi naszą firmę w niekorzystnym świetle.