logo
KURIER
Polska reklama i poligrafiaKURIER

Wróciły kontrole przedsiębiorców. Czego się spodziewać?

  PR 14.02.2024, przeczytano 398 razy

Wiele wskazuje na to, że rok 2024 będzie okresem wyzwań dla polskich przedsiębiorców. Co prawda obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie wejdzie jednak 1 lipca, ale to nie oznacza, że firmy mogą zawiesić proces dostosowania się do nowych przepisów dotyczących faktur elektronicznych. To nie wszystko. Przedsiębiorcy powinni spodziewać się wzmożonych działań ZUS, w tym sprawdzenia prawidłowości rozliczeń tarcz antykryzysowych, wyliczenia składki zdrowotnej i… powrotu kontroli losowych.


Artykuł pochodzi z portalu Signs.pl: https://www.signs.pl/wrocily-kontrole-przedsiebiorcow.-czego-sie-spodziewac,403109,artykul.html

Pandemiczny interwał – ZUS wraca do starych praktyk

W czasie pandemii ZUS zdecydował się na tymczasowe wstrzymanie standardowych kontroli, kierując swoją uwagę na obsługę pilnych spraw związanych z pomocą przedsiębiorcom w ciężkich warunkach ekonomicznych. To było zrozumiałe działanie, mające na celu ulżenie firmom w trudnym czasie.

Jednak po okresie pandemii, który spowodował chwilowe zawieszenie wielu działań kontrolnych, instytucje zaczęły ponownie skupiać się na monitorowaniu i weryfikacji prawidłowości opłacanych składek społecznych.

- Już w 2023 roku zauważyliśmy zmasowany powrót standardowych kontroli ZUS-owskich. Wielu przedsiębiorców zdążyło już o nich zapomnieć, bo na czas pandemii zostały wstrzymane. Jednak już od połowy 2023 dało się zauważyć wzrost liczby zawiadomień o zamiarze wszczęcia kontroli losowych. Tak będzie również w tym roku, bo to standardowa praktyka ZUS – zauważa Kamila Cieszkowska, księgowa, właścicielka Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy. 

ZUS informuje przedsiębiorców o intencji przeprowadzenia kontroli, jednak zazwyczaj nie podaje wcześniej jej terminu. Wszystko po to, by zwiększyć skuteczność działań kontrolnych oraz skłonić przedsiębiorców do utrzymania należytej staranności w prowadzeniu dokumentacji.

- W obliczu wzmożonych kontroli różnych instytucji, w tym ZUS-u, skrupulatne zarządzanie dokumentacją odgrywa kluczową rolę. Posiadanie wszystkich niezbędnych dokumentów pod ręką, zwłaszcza w cyfrowej formie, jest nie tylko praktyczne, ale może również zabezpieczyć przed potencjalnymi problemami w trakcie inspekcji – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Co podlega kontroli ZUS-owskiej?

Kontrole ZUS obejmują różnorodne aspekty, począwszy od prawidłowości opłacanych składek społecznych, poprzez zgodność z przepisami dotyczącymi ubezpieczeń zdrowotnych, aż po prawidłowe rozliczanie wynagrodzeń pracowników. Wznowienie praktyk kontrolnych przez ZUS stanowi sygnał dla przedsiębiorców, że najwyższa pora na uporządkowanie spraw związanych z prowadzeniem księgowości w firmie. Może to być również dobry czas na przeprowadzenie audytu wewnętrznego.

SUS a zakres kontroli

Zgodnie z ustawą o Systemie Ubezpieczeń Społecznych (SUS), ZUS ma uprawnienie do przeprowadzania kontroli w celu zbadania prawidłowości wypełniania obowiązków płatników składek. Inspektor z ZUS sprawdza, czy wszyscy zatrudnieni są prawidłowo zgłoszeni do ubezpieczenia. Weryfikuje też, czy firmy prawidłowo naliczają i odprowadzają składki oraz wpłacają inne świadczenia, do pobierania których są zobowiązane. Kontrola ZUS obejmuje także proces ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz wypłacanie tych świadczeń i sposób rozliczania środków z ZFŚS. Przedsiębiorcy muszą terminowo i zgodnie z przepisami dokonywać rozliczeń z tego tytułu.

Uwadze kontrolera nie ujdzie też sprawdzenie prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe. Ale to tylko niektóre z obszarów, jakie mogą być sprawdzane przez ZUS.

Pracownicy ZUS w trakcie kontroli przeprowadzają też oględziny składników majątkowych płatników składek, którzy zalegają z opłatą należności. To obejmuje dokładne sprawdzenie majątku firmy i stworzenie spisu jego składników – tłumaczy Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Umowy z pracownikami pod lupą!

Zakład Ubezpieczeń Społecznych często kwestionuje nie tylko sam fakt zawarcia umowy o pracę, ale także jej rzeczywisty charakter (mowa tu o tzw. umowach pozornych). Taka ocena niesie za sobą istotne konsekwencje, przede wszystkim skupiające się na wątpliwościach dotyczących prawa do wypłaty różnego rodzaju świadczeń, co może skutkować koniecznością ich zwrotu wraz z należnymi odsetkami. Zdarza się, że przedsiębiorcy zatrudniają pozornie członków rodziny lub znajomych np. przed okresem planowanego zwolnienia lekarskiego.

Podobnie jak w przypadku umów o pracę, ZUS w trakcie kontroli może również poddawać w wątpliwość legalność umów zlecenie i umów o dzieło. W wyniku tego procesu mogą nastąpić zmiany w kodach dotyczących ubezpieczeń społecznych pracowników, a także różnice w rozliczeniu składek społecznych. W praktyce oznacza to, że ZUS może sprawdzić, czy wynagradzanie pracowników nie jest sztucznie zawyżone lub przeciwnie – zaniżone.

Ostatni wyrok Sądu Najwyższego (sygn. akt III UK 411/19 z dnia 8 października 2020 r.) potwierdza, że ZUS ma w praktyce bardzo szerokie uprawnienia do dokładnej weryfikacji umów o pracę i cywilnoprawnych. Dlatego przy zawieraniu umów pracowniczych warto szczególną uwagę zwrócić nie tylko na zgodność z przepisami, ale i ze stanem faktycznym – tłumaczy Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Tarcze antykryzysowe – kontrole i zwroty

Warto również zwrócić uwagę na kontrole związane z tarczami antykryzysowymi udzielanymi przedsiębiorcom w czasie pandemii, a w szczególności z zasadnością przyznania tzw. świadczeń postojowych. Urzędy wojewódzkie, urzędy pracy oraz grodzkie urzędy pracy masowo zamykają postępowania kontrolne. W związku z tym przedsiębiorcy otrzymują pisma dotyczące konieczności zwrotu świadczeń, zwłaszcza gdy wystąpiły błędy w rozliczeniach lub zmniejszenie zatrudnienia mimo pobrania świadczeń. To samo dotyczy pomocy finansowej z PFR. Pamiętajmy przy tym, że ZUS ma aż 5 lat od wypłaty świadczeń na weryfikację ich prawidłowości.

Zauważyliśmy, że firmy, które skorzystały z pomocy w wypełnianiu wniosków o dofinansowanie, miały znacznie mniej problemów podczas kontroli. Ważne więc okazało się jasne tłumaczenie zasad, na jakich można starać się o świadczenia. Moim zdaniem to właśnie to zapewniło spójność i zgodność dokumentacji z wymogami ZUS – dodaje  Kamila Cieszkowska, właścicielka Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy.

Kto może zapukać do drzwi firmy?

Kontrole ZUS przeprowadzają wykwalifikowani pracownicy – inspektorzy kontroli. Posiadają oni uprawnienia do badania dokumentacji, przeprowadzania wywiadów oraz w razie potrzeby – wizytowania przedsiębiorstw. Przebieg i zakres kontroli opisuje Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie społecznym, a dokładnie: Rozdział 10, Kontrola wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych.

Firmy, które aktywnie korzystają z e-archiwum i wprowadziły cyfrowy obieg dokumentów, zyskują znaczącą przewagę przy kontroli ZUS. Dostępność elektronicznych dokumentów ułatwia szybkie reagowanie na ewentualne wizyty urzędników. Dodatkowo korzystanie z rozwiązań cyfrowych redukuje też ryzyko popełnienia błędów podczas procesów rozliczeniowych czy w czasie składania dokumentacji związanej ze wsparciem z funduszy pomocowych.

Źródło: Podatnik P&K Cieszkowscy, BrainSHARE IT

PR - Tekst opublikowany bezpłatnie na podstawie promocyjnych materiałów prasowych. Redakcja nie odpowiada za jego treść.

REKLAMA

Komentarze

Zaloguj się i dodaj komentarz

Najnowsze w tym dziale

Obserwacja zachowań 450 tys. konsumentów w ponad 710 obiektach wykazała, że w I kwartale br. ruch w galeriach spadł o blisko 5% rdr. Natomiast odwiedzających było o niecały 1% mniej niż rok wcześniej. Częstotliwość wizyt zmniejszyła się rok do roku o ponad 4%, za to zwiększył się czas spędzany w tego typu placówkach. Ostatnio był średnio dłuższy o ponad 2...
Leasing uwolniony z papieru po 24 latach?
Czy umowę leasingu, podobnie jak umowę kredytu lub pożyczki, będzie można wreszcie zawrzeć elektronicznie? Jest projekt ustawy, który usuwa archaiczny nakaz zachowania formy pisemnej, obowiązujący od 2000 roku . Oszczędności z wyeliminowania papierowych umów leasingu mogą wynieść ok. 15 mln zł rocznie – szacuje Carsmile.
Co Polacy kupują przez internet? Trendy w e-commerce
Klienci, którzy przyzwyczaili się do kupowania w sieci, są w niej coraz aktywniejsi. W konsekwencji z roku na rok w wielu kategoriach poziom wydatków rośnie, a co za tym idzie, zwiększa się także wartość polskiego rynku e-commerce.
Zetki o Zetkach. Jakie jest pokolenie Zet w Polsce?
Roszczeniowi małolaci, którym nie chce się pracować, przyklejeni do smartfona i liczący się jedynie z opinią influencerów? O generacji Zet krąży wiele mitów. Co jest jednak najważniejsze dla osób urodzonych w latach 1997-2012? Jacy powinni być ich zdaniem pracodawcy? Na co najczęściej wydają pieniądze? Czy gromadzą...
Odczyt Barometru EFL na II kwartał br. wyniósł 52,6 pkt. i jest o 0,1 pkt. wyższy w ujęciu kwartalnym i o 4,9 pkt. wyższy w ujęciu rocznym. Obecnie odnotowana wartość to najwyższy wynik od II kwartału 2021 roku (52,8 pkt.), a w ostatnich pomiarach zauważalny jest systematyczny wzrost wartości wskaźnika Barometru. Eksperci EFL zwracają także uwagę na rosnący już od roku...
 
Signs.pl - Polska Reklama i Poligrafia © 1997-2024 ICOSWszystkie prawa zastrzeżone. ISSN 2657-4764