Warszawa: Współpraca z Influencerami na wybranych rynkach w celu promocji Warszawy w mediach społecznościowych.

Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Współpraca z Influencerami na wybranych rynkach w celu promocji Warszawy w mediach społecznościowych.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: STOŁECZNE BIURO TURYSTYKI
1.3.) Oddział zamawiającego: jednostka budżetowa m.st Warszawy
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 012216512
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: Plac Defilad 1
1.5.2.) Miejscowość: Warszawa
1.5.3.) Kod pocztowy: 00-901
1.5.4.) Województwo: mazowieckie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa
1.5.7.) Numer telefonu: 22 656 64 83
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@go2warsaw.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.go2warsaw.pl
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność
promocja turystyki m.st. Warszawy oraz prowadzenie informacji turystycznej

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
Współpraca z Influencerami na wybranych rynkach w celu promocji Warszawy w mediach społecznościowych.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-73438487-ca27-467a-9975-7f270b90ddda
2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00237086
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2025-05-19
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00104267/03/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:
1.3.1 Współpraca z Influencerami na wybranych rynkach w celu promocji Warszawy w mediach społecznościowych.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-73438487-ca27-467a-9975-7f270b90ddda
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się za pomocą środków
komunikacji elektronicznej. SWZ, zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia związane bezpośrednio z postępowaniem dostępne są pod adresem https://ezamowienia.gov.pl/pl/
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Określone zostały w pkt 5 SWZ
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Określone w SWZ
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/TPW1/02/2025
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
Kompleksowa realizacja działań promocyjnych z udziałem influencerów, mających na celu zwiększenie rozpoznawalności Warszawy jako atrakcyjnego kierunku podróży na rynkach zagranicznych i na rynku polskim. Przedmiot zamówienia obejmuje realizację czterech zadań promocyjnych z udziałem Influencerów, określonych szczegółowo w Opisie Przedmiotu Zamówienia oraz wzorze umowy.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79342200-5 - Usługi w zakresie promocji
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-12-19
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.1.) Sposób oceny ofert: Procentowo
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 30
Kryterium 2
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
inne.
4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie influencerów
4.3.6.) Waga: 50
Kryterium 3
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
inne.
4.3.5.) Nazwa kryterium: Propozycja wydarzenia/challengu/gry miejskiej dla influencerów
4.3.6.) Waga: 20
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
Za spełniającego warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawcę, który:

1. wykaże, że w ciągu ostatnich 3 lat* (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - to w tym okresie) przeprowadził przynajmniej 3 kampanie we współpracy z influencerami. Przynajmniej jeden influencer z każdej z wykazanych kampanii miał konto na Instagramie lub TikToku o wielkości równej 100 000 obserwujących lub wyższej w czasie trwania kampanii. Przynajmniej jedna z udokumentowanych kampanii dotyczyła współpracy z zagranicznymi influencerami działającymi poza Polską.

* wskazany wyżej okres wyrażony w latach liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert

2. wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować zespołem (w całym okresie realizacji zamówienia) co najmniej 3 osób, posiadających doświadczenie w realizacji współprac influencerskich, w skład którego wchodzić będą osoby pełniące następujące funkcje:
a) kierownik zespołu – posiadający co najmniej 3 lata doświadczenia w zakresie reklamy i promocji, który kierował przynajmniej 5 kampaniami ze współpracą influencerską;
b) specjalista ds. PR – posiadający co najmniej 2 lata doświadczenia w public relations. Odpowiada za kontakty z mediami, działania wizerunkowe oraz obecność marki w szeroko rozumianych mediach, w tym mediach społecznościowych;
c) influencer marketing manager – posiadający co najmniej 2 lata doświadczenia w prowadzeniu współpracy z influencerami. Zajmuje się doborem twórców, negocjacjami, nadzorem nad kampaniami i analizą ich efektów.
Wykonawca w celu wykazania warunku nie może łączyć funkcji określonych przez Zamawiającego w pkt a) – c) w odniesieniu do jednej osoby.
Zmiana osoby dedykowanej do realizacji zamówienia możliwa będzie wyłącznie za zgodą Zamawiającego. Nowa osoba musi posiadać nie mniejsze kwalifikacje niż te, które zostały określone przez Wykonawcę w ofercie.

3. wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować:

a) 6 influecerami (po 2 z każdego rynku: Wielka Brytania, Niemcy i USA) do realizacji Zadania 1 opisanego w OPZ, gdzie każdy influencer:
a. posiada profil: podróże/lifestyle;
b. posiada doświadczenie w promowaniu destynacji, w szczególności miast;
c. posiada aktywne konto na Instagramie obserwowane przez przynajmniej 100 tysięcy osób, w tym przynajmniej 60% obserwujących z jednego z rynków docelowych kampanii (Wielka Brytania/Niemcy/USA), regularną publikację tzw. rolek (reels), których średnia oglądalność w ciągu ostatnich 3 miesięcy jest na poziomie przynajmniej 30 tysięcy wyświetleń, regularną publikację postów i rolek, tj. minimum 4 publikacje tygodniowo w ostatnich 3 miesiącach do dnia złożenia oferty;
d. posiada aktywne konto na TikToku, obserwowane przez przynajmniej 100 tysięcy osób, w tym przynajmniej 50% obserwujących z jednego z rynków docelowych kampanii (Wielka Brytania/Niemcy/USA), regularną publikację materiałów video (przynajmniej 3 razy w tygodniu), których średnia oglądalność w ciągu ostatnich 2 miesięcy jest na poziomie przynajmniej 40 tysięcy wyświetleń.

b) co najmniej 7 influecerami do realizacji Zadania 2 opisanego w OPZ, gdzie każdy influencer (w przypadku pary prowadzącej wspólny profil, liczy się to jako jeden influencer):
a. posiada profil: podróże/lifestyle;
b. posiada aktywne konto na Instagramie obserwowane przez przynajmniej 80 tysięcy osób, w tym przynajmniej 60% obserwujących z rynku, który reprezentuje influencer, regularną publikację tzw. rolek (reels), których średnia oglądalność w ciągu ostatnich 3 miesięcy jest na poziomie przynajmniej 20 tysięcy wyświetleń, regularną publikację postów i rolek, tj. minimum 4 publikacje tygodniowo w ostatnich 3 miesiącach od dnia złożenia oferty;
c. posiada aktywne konto na TikToku, obserwowane przez przynajmniej 80 tysięcy osób, w tym przynajmniej 50% obserwujących z rynku, który reprezentuje influencer, regularną publikację materiałów video (przynajmniej 3 razy w tygodniu), których średnia oglądalność w ciągu ostatnich 2 miesięcy jest na poziomie przynajmniej 10 tysięcy wyświetleń.

c) co najmniej 3 influecerami do realizacji Zadania 4 opisanego w OPZ, gdzie każdy influencer:
a. posiada konto na YouTube Gaming obserwowane przez co najmniej 300 000 tysięcy osób;
b. posiada konto na jednym z wymienionych portali gamingowych: Twitch, Discord, Steam, Kick, Trovo;
c. posiada doświadczenie w graniu w Fortnite oraz w prezentowaniu jej możliwości.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od otrzymania wezwania, aktualnych na dzień złożenia, podmiotowych środków dowodowych, o których mowa poniżej:
a) wykaz usług – przygotowany wg wzoru określonego w Załączniku 5 do SWZ na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt 12.2.1. SWZ.
b) dowody, że wykazane w wykazie usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami, o których mowa powyżej są:
• referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane;
• oświadczenie Wykonawcy, jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać dokumentów. W takim przypadku należy uzasadnić brak możliwości uzyskania dokumentów.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych, referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie, powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
Uwaga: Jeżeli wykazy, referencje lub oświadczenia złożone przez Wykonawcę budzą wątpliwości Zamawiającego, może on zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego usługi były wykonane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, o dodatkowe informacje lub dokumenty w tym zakresie oraz o potwierdzenie należytego wykonania/wykonywania danej usługi.
c) wykaz osób – przygotowany wg wzoru określonego w Załączniku 6 do SWZ na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt. 12.2.2. SWZ.
5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:
W niniejszym postępowaniu Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą następujących przedmiotowych środków dowodowych w postaci:
a) Wykazu doświadczenia Influencerów przygotowanego wg wzoru określonego w Załączniku nr 8 do SWZ. Wykaz służy do oceny ofert w kryterium „Doświadczenie Influencerów” opisanym w pkt 25.2. SWZ. Jeżeli Wykonawca nie załączy do oferty ww. wykazu, Zamawiający przyzna Wykonawcy 0 punktów w ww. kryterium. Wykaz doświadczenia Influencerów w zakresie oceny ofert w kryterium określonym w pkt 25.2 SWZ nie podlega uzupełnieniu.
b) Propozycja wydarzenia/challengu/gry miejskiej dla influencerów z Zadania 2 (zwana dalej jako „Propozycja”), która służy do oceny ofert w kryterium opisanym w pkt. 25.3. SWZ. Zamawiający rekomenduje złożenie dokumentu w formacie .pdf. Podpisanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Przedstawienie Zamawiającemu koncepcji - pomysłu na wydarzenie/challenge/grę miejską. Szczegóły w OPZ; Zadanie 2. 2. Opis realizacji zadania lit. a).
Uwaga: W przypadku zastrzeżenia jako tajemnicy przedsiębiorstwa informacji zawartych w Propozycji – zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt 13.12. oraz pkt 18. SWZ – Zamawiający wymaga dodatkowo złożenia wraz z ofertą jawnej wersji Propozycji, obejmującej streszczenie zastrzeżonych informacji poufnych, na potrzeby dostępu do zasadniczej treści tych informacji, tak aby zapewnić poszanowanie do skutecznego środka prawnego .
Uzupełnianie przedmiotowych środków dowodowych:
• Propozycja nie podlega uzupełnieniu. W przypadku, gdy Wykonawca nie załączy do oferty Propozycji lub załączy pusty dokument Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy.
• Jawna wersja Propozycji, obejmujące streszczenie zastrzeżonych jako tajemnica przedsiębiorstwa informacji poufnych podlegają uzupełnieniu na podstawie art. 107 ust. 2 ustawy.
5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:
Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty (pkt 14 SWZ):
a) wypełnionego, zdefiniowanego przez Zamawiającego Formularza ofertowego (załącznik nr 1) Zamawiający nie posługuje się interaktywnym formularzem oferty udostępnionym przez Platformę e-Zamówienia. UWAGA: Formularz ofertowy nie podlega uzupełnieniu.
b) załączonego do oferty w systemie oświadczenia Wykonawcy stanowiącego potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania (sporządzonego wg wzoru określonego w Załączniku nr 2 do SWZ);
c) załączonego do oferty w systemie oświadczenia Wykonawcy stanowiącego potwierdzenie, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu (sporządzonego wg wzoru określonego w Załączniku nr 3 do SWZ);
d) w przypadku, gdy Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji innych Podmiotów, załączonego do oferty:
• oświadczeń, o których mowa w lit. b) i c) dotyczących każdego Podmiotu,
• zobowiązania każdego Podmiotu udostępniającego zasoby potwierdzającego, że stosunek łączący Wykonawcę z Podmiotem udostępniającym zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określającego w szczególności:
– zakres dostępnych Wykonawcy zasobów Podmiotu udostępniającego zasoby;
– sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów Podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;
– czy i w jakim zakresie Podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu, dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wskazane zdolności dotyczą.
Dokument musi potwierdzać, że realizując zamówienie, Wykonawca będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane (podmiot ten musi wykonywać roboty budowlane lub usługi w charakterze podwykonawcy). Wzór zobowiązania stanowi Załącznik nr 9 do SWZ.
e) w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, załączonego do oferty:
• oświadczeń, o których mowa w lit. b) i c) dotyczących każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie,
• oświadczenia, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (sporządzonego wg wzoru określonego w Załączniku nr 4 do SWZ).
f) „Wykazu osób” (influencerów) – na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt 12.2.3. SWZ, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia, przygotowany wg wzoru określonego w Załączniku nr 7 do SWZ. Wykaz osób podlega uzupełnieniu w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu.
g) W przypadku, gdy oferta została podpisana przez inną osobę niż umocowana w dokumencie rejestrowym Wykonawcy -
dokument (np. pełnomocnictwo) potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy.
h) W przypadku, gdy oferta zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa – dokument zawierający dowody, o których mowa w pkt 18 SWZ.
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
Szczegóły w pkt 15 SWZ
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
Rodzaj i zakres zmian umowy określony został w § 13 wzoru umowy
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie
SEKCJA VIII – PROCEDURA
8.1.) Termin składania ofert: 2025-06-06 09:00
8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl/pl
8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-06-06 09:10
8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-07-05