Zawód ilustrator: Higiena pracy – papierologia

Dokumenty – jak z nimi postępować?

Życie, zwłaszcza w kraju tak zbiurokratyzowanym, jak Polska, obfituje w przeróżne papiery: świadectwa szkolne, świadectwa pracy, PIT-y, rachunki, badania medyczne, umowy najmu, umowy kredytu, gwarancje...

Kiedy byłam dzieckiem, dorosłość jawiła mi się jako niekończące się poszukiwania zaginionych dokumentów. W domu moich rodziców papiery poniewierały się wszędzie – na lodówce, w kredensie, w bufecie, w szafce biurka, zatknięte między stronice książek – ale nigdy nie można było znaleźć tego, czego się akurat potrzebowało. Nic dziwnego, że wiele lat później katalogowanie stało się moją małą obsesją.

Dokumenty firmowe dzielę na przechowywane w wersji cyfrowej i papierowej, a następnie na pomniejsze podkategorie:

• umowy z klientami
• umowy z dostawcami usług (np. internet, telefon, bank itp.)
• faktury koszty i faktury wystawione
• inne dokumenty (ZUS, US itp.)

Dokumenty w wersji papierowej trzymam w segregatorze. Choć jestem czynna zawodowo od 2014 roku dotychczas wykorzystałam zaledwie dwa. Pierwszy zawiera dokumenty sprzed prowadzenia firmy, a drugi po jej otwarciu.

Nie używam osobnych teczek i segregatorów do poszczególnych kategorii. Wszystkie dokumenty trzymam razem poukładane według powyższej listy, a konkretne kategorie oddzielam kolorową kartką A4 z właściwym podpisem.

Staram się nie tworzyć więcej kategorii, niż jest to potrzebne, a dokumenty tego samego typu trzymam obok siebie. Jeśli jest to możliwe – w jednej koszulce.

Kiedy odwiedziła mnie kontrola z urzędu, kiedy składałam wniosek o dofinansowanie, kiedy muszę szybko sprawdzić numer ZUS – sięgam po zaledwie jeden segregator.

Oczywiście ilość posiadanych dokumentów jest zależna od różnych czynników. Jedni mają ich całe pudła, drugim wystarczy cienka teczka. Dla mnie sprawy formalne i właściwa dokumentacja są istotne, ale nie chcę być ich niewolnikiem. Liczba dokumentów, które należy przechować może w pewnym momencie się rozrosnąć, dlatego tak ważne jest, by nie dokładać do tego stosu niepotrzebnych papierów. Dlatego, by nie utonąć w tym morzu postępuję według następujących zasad:

1. Oceniam, czy nowy dokument wymaga przechowania.
   Jeśli z dokumentem wiąże się jakąś akcją np. opłaceniem faktury, wykonuję ją od razu lub odkładam w wyznaczone miejsce, by zająć się nim w zaplanowanym czasie. Po wykonaniu akcji papier jest wyrzucany lub odkładany we właściwe miejsce w segregatorze.

2. Regularnie przeglądam segregator, by wyrzucić nieaktualne papiery.

W podobny sposób postępuję z dokumentami elektronicznymi.

Jednakże tutaj nie trzymam wszystkiego w jednym miejscu, czyli „jednym wirtualnym segregatorze”.

• Elektroniczną wersję umowy przechowuję zawsze w folderze kontrahenta, choć są sytuacje, gdy dodatkowo drukuję ją i wkładam do segregatora.
• Wszystkie elektroniczne dokumenty księgowe (np. faktury, koszty, urzędowe maile, potwierdzenia wpłat itp.) wysyłam na dropboxa mojego biura rachunkowego według ustalonej instrukcji katalogowania.
• Pozostałe dokumenty elektroniczne związane z firmą trzymam w folderze „dokumenty firmy” na dysku mojego komputera. Jeśli jest taka potrzeba – dzielę je na kolejne podfoldery.

By nie gubić dokumentów należy wyrobić sobie nawyk odkładania ich zawsze w wyznaczone miejsce lub do właściwego folderu.

Foldery i pliki – jak je katalogować?

Mój sposób organizacji folderów wydaje się nieco skomplikowany, niemniej został dostosowany do moich potrzeb w oparciu o doświadczenie zawodowe. Nie musi wcale sprawdzić się w Twoim przypadku, ale być może jego elementy posłużą Ci za stworzenie własnego systemu. A uwierz mi – jeśli klientów zacznie przybywać, a zlecenia będą obfitować w mnogość materiałów – prędzej czy później przyda się jakiś system zarządzania plikami.

Na dysku mam następującą gradację folderów:

Kiedy tworzę folder dla nowego klienta z automatu tworzę podstawowe podfoldery np.:

Poszczególne foldery dzielę w razie potrzeby na kolejne podfoldery np. Projekt>Okładka

Projekt > Ilustracje

Konsekwencja wykorzystania tego schematu sprawia, że gdy muszę coś znaleźć, wiem od razu gdzie tego szukać. Gdy klient prosi o fakturę, a ja nie pamiętam ustalonej kwoty, wchodzę do jego folderu „Dokumenty” i sprawdzam tę informację zamiast przeszukiwać nasze maile.

By nie zaśmiecić dysku „sprzątam” folder każdego zamkniętego zlecenia usuwając niepotrzebne materiały, po czym przenoszę go do archiwum.

Nazewnictwo plików

Równie ważne, co jednolity i prosty system katalogowania wydaje mi się też nazywanie plików. Jeśli dla konkretnego klienta szykuję jedną czy dwie ilustracje nie wydaje się to aż tak istotne, ale nabiera znaczenia, gdy pracujemy już kilka lat, materiału jest dużo, w różnych wersjach albo musimy przesłać pliki tak, by było jasne, które są do druku, a które do internetu.

Niejednokrotnie zdarzało mi się też wracać do starych projektów i wówczas właściwe nazewnictwo pozwoliło mi łatwo odnaleźć poszukiwane pliki w archiwum za pomocą lupki, ponieważ zasada nazewnictwa jest u mnie zawsze bardzo podobna.

Standardowa nazwa pliku może brzmieć tak:

lub tak:

Ale nazwa pliku może też być bardzo skomplikowana np.

*nigdy nie używam polskich znaków i zawsze używam podkreślników – minimalizuje to ryzyko błędnego odczytania pliku.

Maile

Maile organizuję tak, jak foldery na dysku.

Zarówno w folderze „wysłane”, jak i „odebrane” tworzę np. taką gradację:

By nie gubić dokumentów należy wyrobić sobie nawyk regularnego przenoszenia maili do właściwych folderów.

By nie zaśmiecić skrzynki, każdego „zamkniętego” klienta przenoszę do archiwum maili na dysku. Jeśli współpraca jest rozłożona na lata, robię to raz do roku.

Ponieważ całe życie borykam się z wrodzonym bałaganiarstwem i roztrzepaniem nie jestem w stanie uniknąć okresowego nieporządku, który pojawia się zwłaszcza w momentach wzmożonej pracy. Jednak zawsze wracam do punktu wyjścia i kiedy muszę coś znaleźć, przynajmniej wiem, gdzie szukać.

Anna Teodorczyk