Zawód ilustrator: Higiena pracy - finanse

Zasada nr. I: Nie mieszaj pieniędzy prywatnych z firmowymi

Wiele osób postrzega zarobione pieniądze, jako prywatne. Powszechne jest poczucie, że:

• Można swobodnie sięgać do firmowej kasy.
• Koszty, jakie ponosi się z tytułu prowadzenia własnego biznesu są opłacane z tzw. „własnej kieszeni”.

I choć formalnie jesteś właścicielem pieniędzy, to ten sposób myślenia przeszkadza w sprawnym zarządzaniu nimi. Dla firmy pieniądze są strategicznym zasobem, by mogła funkcjonować i się rozwijać. Ich obrót jest czymś naturalnym. Dlatego, by lepiej zdystansować się do funduszów zawodowych przyjęłam zasadę, że jestem pracownikiem swojej firmy, a jako taki, otrzymuję wynagrodzenie.

Wynegocjowałam sama ze sobą wysokość pensji (netto) i co miesiąc dokonuję przelewu na prywatne konto. W ten sposób, w swojej własnej głowie, pieniądze które pozostały na koncie firmowym są pieniędzmi firmy – a nie moimi prywatnymi.

Ta prosta psychologiczna sztuczka sprawia, że:

• Nie wydaję na prywatę pieniędzy firmy. (A przynajmniej ściśle to kontroluję).
• Ból związany z wydawaniem pieniędzy na wszelkiego rodzaju koszty prowadzenia działalności czy inwestycje, jest o wiele mniejszy.

Zasada nr. II: Zaprzyjaźnij się z kalkulatorem!

Prowadzenie własnego biznesu nieodmiennie wiąże się z wydatkami. Do wydatków należą regularne koszty stałe (np. wynajem biura, subskrypcja programów graficznych, usługi księgowe), koszty nieregularne (np. amortyzacja sprzętu, reklama) oraz inwestycje (np. w edukację).

Powtórzę mądre przysłowie, że bogatym nie jest ten, kto więcej zarabia, a ten kto więcej zatrzymuje w kieszeni. Dlatego prowadź spis wydatków i regularnie go analizuj. Może w swoich notatkach odkryjesz niepotrzebne koszty lub sposób na zoptymalizowanie, tych które muszą pozostać? Pamiętaj też, że rozsądne zarządzanie finansami to nie tylko szukanie oszczędności, ale także inwestycje.

Polecam Ci w tym temacie przesłuchać podcast: Jak zmniejszyć koszty w firmie? Na czym warto, a na czym nie warto oszczędzać we własnym biznesie Marka janowskiego z bloga „Mała Wielka Firma”.

Zasada III: Wychodzisz na tzw. „zero” dopiero, gdy opłacisz WSZYSTKIE koszty – w tym Twoje wynagrodzenie

Biorąc kilka lat temu udział w webinarze Ani Kupisz-Cichosz z „Firma jest kobietą”, po raz pierwszy usłyszałam koncepcję, że swoje wynagrodzenie powinnam wliczać do kosztów stałych. To logiczne prawda? Przecież pensja pracowników to jeden z kosztów firmy, dlaczego więc pensja właściciela ma być czymś innym? Nie żywię się powietrzem i energią słońca. Jeśli nie zarabiam dość, by pokryć koszty własnego życia, ktoś inny musi to zrobić np. partner, rodzice lub bank, gdy udam się po pożyczkę.

Jeśli po opłaceniu wszystkich podstawowych zobowiązań, które firma MUSI pokryć, by w ogóle funkcjonować – nie starcza na Twoją pensję – to wówczas mówimy, że „dokładasz do interesu”. Czyli pracujesz tylko na podstawowe koszty.

Jeśli po opłaceniu wszystkich podstawowych zobowiązań (w tym Twojej pensji), które firma MUSI pokryć, by w ogóle funkcjonować – konto w banku pokazuje 0, to dopiero wtedy mówimy, że nie przynosi strat. Czyli wychodzi „na zero”.

Jeśli natomiast po opłaceniu wszystkich podstawowych zobowiązań (w tym Twojej pensji), które firma MUSI pokryć, by w ogóle funkcjonować – na koncie w banku zostały jakieś pieniądze, to wówczas jest to ZYSK Twojej firmy. Zyski przeznaczasz na oszczędności, inwestycje i rozwój.

Zasada nr. IV: Analizuj finanse w kontekście miesięcznym, kwartalnym, półrocznym i rocznym

Prowadząc własną działalność (dotyczy też pracy na freelancie) normalnym jest, że przychody nie mają z góry określonej wysokości. Nie ma nic dziwnego w tym, że jedne miesiące bywają martwe, a inne obfitują w deszcz zamówień. W związku z tym należy nauczyć się analizy oraz planowania finansów w szerszym ujęciu, niż tylko z miesiąca na miesiąc.

Zasada nr. V: Zabezpiecz się na wszelki wypadek

Jeśli Twoja firma zacznie zarabiać powinieneś jak najszybciej zastanowić się nad stworzeniem poduszki finansowej na tzw. „czarną godzinę” lub niespodziewane dodatkowe wydatki.

W swojej firmie dzielę pieniądze na dwie grupy:

Pieniądze, którymi obracam – czyli na wydatki bieżące, swoją pensję oraz inwestycje. Trzymam je na głównym koncie firmowym.

Oszczędność – pieniądze, które mogą być zarówno poduszką finansową (czyli pokryją koszty prowadzenia firmy i moją pensję w przypadku kryzysu), jak i kwotą odkładają na większe wydatki np. zakup nowego sprzętu. Trzymam je na subkoncie i są absolutnie niedotykalne.

Są różne metody oszczędzania i zależą od tego na jakim etapie znajduje się Twój biznes. W moim przypadku z każdej zapłaconej faktury, którą wystawiłam, 20% przelewam na oszczędności. Reszta zostaje na koncie z wydatkami bieżącymi. Jednak nie zawsze mogę to robić. Bywają gorsze miesiące, a wtedy moim absolutnym priorytetem jest pokrycie najbardziej podstawowych kosztów regularnych. Dopiero z tego, co mi zostaje wyznaczam kwotę, którą przekażę do puli oszczędności.