BADANIE: Papier kontra ekran w biurze

Badania grupy ponad 2400 pracowników biurowych w krajach obszaru EMEA, przeprowadzone na zamówienie Epson Europe (i opublikowane na początku 2017 roku), wskazują, że aż 86 procent pracowników korzysta z drukarek co najmniej raz dziennie. Osoby, które to robią, drukują średnio 14 dokumentów/grafik — a to oznacza około 29 stron każdego dnia[1].

Czy wykorzystanie papieru w miejscu pracy oznacza, że poszukujemy wytchnienia od ciągłego wpatrywania się w ekran, a może istnieje naukowe wyjaśnienie dla niesłabnącego znaczenia papieru? I przyswajanie informacji odczytywanych z papieru funkcjonuje inaczej niż tych wyświetlanych?

Kiedy chcemy szybko przejrzeć lub przeczytać tekst, czytanie z ekranu jest dobrą opcją. Jednak w różnych miejscach, takich jak szkoły lub biura, obserwuje się, że ludzie wciąż używają drukowanych stron do uważnego, ostrożnego czytania.

W biurach większość drukowanych materiałów to umowy czy faktury, które według pracowników stanowią 38 procent wszystkich materiałów drukowanych standardowo w ciągu zwykłego dnia pracy[2]. Można to prawdopodobnie wyjaśnić faktem, że takie materiały to zazwyczaj długie teksty i często służą jako punkt odniesienia w procesie podejmowania decyzji wymagających głębszego zrozumienia tekstu. A ponieważ lektura i edycja umów i faktur z reguły wymaga skupienia i większej uwagi, wydruk na papierze jest tu logicznym wyborem.

Załączniki poczty e-mail (29%) i, co zaskakujące, same wiadomości e-mail (31%)[3] są także często drukowane. Przy stałym napływie poczty elektronicznej łatwo sobie wyobrazić, dlaczego ważne wiadomości i załączniki wymagające większej uwagi są przenoszone na papier — tym bardziej, że poczta e-mail to dominująca forma komunikacji w dzisiejszym miejscu pracy. Badania wskazują, że liczba wysyłanych i otrzymywanych biznesowych wiadomości e-mail przypadających na pracownika każdego dnia wzrosła do około 123 w ciągu 2016 roku[4]. Oczekuje się, że ta liczba wzrośnie do 126 wiadomości wysyłanych i otrzymywanych w każdy dzień roboczy do końca 2019 roku[5].

Co więcej, pracownicy podkreślają, że zazwyczaj drukują materiały, które mają być udostępnione/rozdane współpracownikom (31%), przeczytane (27%) oraz edytowane lub skomentowane (22%)[6]. Ten ostatni aspekt podkreśla ponad połowa (51%) pracowników, którzy uważają, że „łatwiej popełnić błąd podczas edycji dokumentu elektronicznego niż wydruku”[7].

Co więcej, inne badania naukowe (Wastlund, Reinikka, Norlander i Archer) wskazują, że mózg podlega znacznie większym obciążeniom podczas czytania na ekranie i szybciej się męczy niż w przypadku czytania z papieru. Badania wskazują, że mózg może funkcjonować lepiej znacznie przez dłuższy czas w trakcie czytania z papieru[10], podczas gdy czytanie z ekranu zużywa więcej zasobów mózgu, znacznie utrudniając zrozumienie informacji.

Co więcej, czytanie z interaktywnych urządzeń wymaga więcej dyscypliny, ponieważ wiąże się z wieloma rozpraszającymi uwagę czynnikami. Podczas czytania może pojawić się zawiadomienie o wiadomości e-mail lub możemy mieć pokusę zostawić dokument, żeby poprzeglądać sieć dostępną „na kliknięcie myszy” lub dotknięcie palcem. Praca z papierem wiąże się z mniejszą liczbą rozpraszających uwagę bodźców, a czytelnicy mogą skupić się na jednej czynności. Co więcej, ankieta przeprowadzona wśród studentów wskazuje, że 90 procent z nich chętniej wykonuje inne czynności podczas czytania na ekranie, a tylko jeden procent z nich stwierdza, że wykonywaliby inne działania także podczas czytania drukowanego tekstu[11]. Być może da się to wyjaśnić faktem, że dokumenty papierowe często uważane są za bardziej autorytatywne i poważniejsze w porównaniu do swoich cyfrowych odpowiedników i z tego powodu wymagają pełnego skupienia czytelnika. Kiedy na Twoim biurku pojawi się 2000-stronicowy raport, jego waga i rozmiar z pewnością wzbudzą większy szacunek niż cyfrowa kopia tego samego dokumentu.

Aby pracować wydajniej, każdy pracownik musi stwierdzić, co mu w tym pomaga i w jakich przypadkach lepszym wyborem będzie praca z ekranem, a w jakich bez ekranu. Jednakże, jak twierdził futurysta Jack Uldrich: „każda technologia ma niepowtarzalne i wymierne zalety — papier również. Papier jest prawdopodobnie najlepszym wynalezionym narzędziem do przekazywania, udostępniania i rozpowszechniania informacji”. Na tej podstawie można stwierdzić, że dokumenty papierowe pozostaną istotnym czynnikiem wspomagającym wydajną pracę.